Sales Return (Retur Penjualan)

1903 views

1. ONE-D Sales Return (Retur Penjualan) Buku Panduan Pengguna motopod 2016

20. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 20 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 20 of 20 Document Version 2 .0 Printed

15. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 15 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 15 of 20 Document Version 2 .0 Printed Note: Untuk Type Retur : Uang, Produk KSU juga harus turut dikembalikan oleh pelanggan. Klik Tombol Packing>Post setelah data packing sesuai. Setelah tombol Post ditekan, seluruh barang yang ada pada detail product Packing akan masuk kembali ke Stock.

16. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 16 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 16 of 20 Document Version 2 .0 Printed Langkah terakhir dari Retur Penjualan tipe Uang adalah user melakukan net-off Piutang Pelanggan (jika ada) dengan Retur Penjualan yang ada; atau melakukan pengeluaran Cash/Bank atas Retur Penjualan ke Pelanggan. Pembayaran Retur Penjualan ke pelanggan dapat dilakukan melalui Showroom > Purchase > Supplier Payment, yang ditunjukan pada gambar berikut:

14. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 14 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 14 of 20 Document Version 2 .0 Printed Informasi dan nominal yang ada pada Invoice Retur Penjualan berasal dari informasi DSO yang dipilih. Klik tombol Validate jika Invoice Retur Penjualan sudah sesuai. Langkah selanjutnya adalah menerima pengembalian barang dari Pelanggan melalui Sub-Menu On Incoming Shipment (OIS) yang ada di Showroom > Purchase > On Incoming Shipment . Cari nomor record OIS untuk pengeluaran barang retur atau dapat juga melalui tombol View Delivery Order yang ada pada Sub-Menu Retur Penjualan. Note : Record transaksi untuk penerimaan barang retur ditandai dengan nomor Retur Penjualan di kolom Source Document pada Sub-Menu OIS. Klik nomor OIS yang dimaksud, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

4. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 4 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 4 of 20 Document Version 2 .0 Printed 2. Transaksi dan Tujuan Modul Retur Penjualan bisa terjadi dengan alasan: - Spesifikasi barang yang dikirim / invoice berbeda dengan PO Pelanggan - Kesalahan pengiriman / invoice oleh Perusahaan - Barang yang dikirim / invoice melebihi jumlah di PO Pelanggan Oleh karena penyebab yang berbeda, terdapat beberapa alternatif penanganan Retur, yaitu: - Retur dengan pembayaran (nota kredit) / tidak - Retur dengan penerimaan barang / tidak - Retur dengan pengiriman barang pengganti / tidak - Kombinasi penanganan diatas Untuk itu terdapat 2 Tipe Retur yang disediakan di One-D: 1. Tipe Barang 2. Tipe Uang Retur Penjualan dapat diakses oleh ADH melalui Showroom > Sales > Retur Penjualan . Persyaratan untuk dapat menjalankan Sub-Menu Retur Penjualan adalah: 1. Unit dan KSU sudah dikirimkan ke pelanggan 2. Sudah ada Pelunasan JP (Penjualan kredit) dan Pelunasan full (Penjualan Cash) 3. Belum ada Notice STNK 4. Belum ada Pelunasan unit dari Finance Company (Penjualan kredit) 3. Retur Penjualan Tipe Barang Retur penjualan tipe barang merupakan retur dengan mendapatkan pengembalian barang dari pelanggan dan mengirimkan barang pengganti. Tahapan dalam menjalankan Retur Penjualan tipe Barang ditunjukan pada gambar berikut.

7. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 7 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 7 of 20 Document Version 2 .0 Printed 26 Tax Amount Total nomin al PPN Retur Penjualan 27 Non Tax/BBN Total nominal Non Tax / BBN Retur Penjualan 28 Amount Total nominal Retur Penjualan Langkah selanjutnya adalah Bagian Gudang menerima pengembalian barang dari Pelanggan melalui Sub-Menu On Incoming Shipment (OIS) yang ada di Showroom > Purchase > On Incoming Shipment . Cari nomor record OIS untuk penerimaan barang atau juga dapat melalui tombol View Delivery Order yang ada pada Sub-Menu Retur Penjualan. Note : Record transaksi untuk penerimaan barang retur ditandai dengan nomor Retur Penjualan di kolom Source Document pada Sub-Menu OIS. Klik nomor OIS yang dimaksud dan lakukan penerimaan barang dengan cara menekan tombol Packing, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

2. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 2 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 2 of 20 Document Version 2 .0 Printed Daftar Isi DAFTAR ISI .................................................................................................................................................. 2 1. DOCUMENT VERSION AND AUTHORIZATION ................................................................................ 3 1.1. D OCUMENT V ERSION ....................................................................................................................... 3 1.2. D OCUMENT A UTHORIZATION ............................................................................................................. 3 2. TRANSAKSI DAN TUJUAN MODUL .................................................................................................. 4 3. RETUR PEMBELIAN TIPE BARANG ................................................................................................. 4 4. RETUR PEMBELIAN TIPE UANG .................................................................................................... 11

9. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 9 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 9 of 20 Document Version 2 .0 Printed 09 Nomor Surat Jalan Isi dengan nomor surat jalan 10 Tanggal Surat Jalan Isi dengan tanggal surat jalan 11 Ekspedisi Pilih Ekpedisi yang melakukan pengangkutan barang retur 12 Nopol Ekspedisi Pilih Nomor Polisi mobil angkutan ekspedisi 13 Sopir Ekspedisi Pilih Sopir e kspedisi 14 Packing Line5 Detail barang yang akan diterima sesuai dengan detail b arang pada record Retur Penjualan Note: Untuk Retur Type : Barang dan Jenis Barang : Unit, produk KSU yang dikirimkan ke Pelanggan saat penjualan barang tidak turut dikembalikan ke dealer, karena pelanggan akan menerima unit pengganti dari dealer dengan type yang sama sehingga menggunakan produk KSU yang sama. Untuk Type Retur : Barang, barang yang dikembalikan dari pelanggan akan ditukar dengan barang lain dengan type yang sama. Dimana setelah menyiapkan barang pengganti, bagian gudang menjalankan pengeluaran barang melalui Sub-Menu On Outgoing Shipment (OOS). Nomor record dari OOS juga dapat dilihat dengan cara menekan tombol View Delivery Order di Sub-Menu Retur Penjualan atau juga dapat melalui Showroom > Sales > On Outgoing Shipment . Note : Record transaksi untuk pengeluaran barang retur ditandai dengan nomor Retur Penjualan di kolom Source Document pada Sub-Menu OOS. Tekan tombol Packing untuk masuk ke layar transaksi pengeluaran barang seperti gambar berikut:

11. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 11 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 11 of 20 Document Version 2 .0 Printed 12 Sopir Ekspedisi Pilih Sopir ekspedisi 13 Packing Line5 Detail barang yang akan dikeluarkan sesuai dengan detail barang pada record Retur Penjualan Jalankan pengeluaran barang dengan menekan tombol Packing. Setelah Packing di Post, status Retur Penjualan akan berubah menjadi Done yang berarti proses retur penjualan dengan Type Retur : Barang telah selesai dilakukan. 4. Retur Pembelian Tipe Uang Retur penjualan tipe barang merupakan Retur dengan pengembalian barang dan penagihan (nota debit). Tahapan dalam menjalankan Retur tipe Uang ditunjukan pada gambar berikut. Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Tombol Perintah  Create : Tombol yang digunakan untuk membentuk record Retur Penjualan baru 01 02 06 07 08 04 05 09 10 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

5. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 5 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 5 of 20 Document Version 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Tombol Perintah  Create : Tombol yang digunakan untuk membentuk record Retur Penjualan baru  Edit : Tombol untuk mengubah record Retur Penjualan yang masih dalam posisi draft (belum confirm)  Save : Tombol untuk menyimpan record Retur Penjualan  RFA : Tombol untuk meminta approval Retur Penjualan ke pejabat yang berwenang  Approve : Tombol yang digunakan oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan approval Retur Penjualan. Retur Pembelian yang telah disetujui ( approval ), statusnya akan berubah menjadi Confirmed .  Reject : Tombol yang digunakan oleh pejabat yang berwenang untuk menolak Retur Penjualan  Cancel Approval : Tombol yang digunakan oleh pejabat yang berwenang untuk 01 03 06 07 08 04 05 09 10 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 02

13. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 13 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 13 of 20 Document Version 2 .0 Printed 11 Retur Line Detail dari barang yang akan diretur. Informasi dalam detail ini berdasarkan data barang pada DSO 12 Engine Number Informasi Nomor Mesin yang akan diretur 13 Lokasi Barang Retur Pilih Lokasi Unit pengganti. Untuk retur tipe uang, kolom ini tidak perlu diisi 14 Product retur Pilih Product Variant Unit Pengganti. Untuk retur tipe uang, kolom ini tidak perlu diisi 15 Engine Number Retur Pilih Nomor mesin unit pengganti. Untuk retur tipe uang, kolom ini tidak perlu diisi 16 Product Informasi Product Variant Unit yang akan diretur 17 Description Informasi type unit yang akan diretur 18 Quantity Informasi jumlah barang yang akan diretur 19 Unit price Informasi harga unit yang akan diretur 20 Unit of Measure Satuan ukur barang yang diretur 21 Discount Total Diskon barang berdasarkan informasi pada record DSO 22 Taxes Informasi pilihan tipe PPN berdasarkan informasi pada record DSO 23 Subtotal Subtotal nilai retur per barang 24 Biaya Adm. Retur Isi dengan biaya administrasi Retur yang dikenakan ke Pelanggan 25 Tax Base Total nominal DPP Retur Penjualan 26 Tax Amount Total nominal PPN Retur Penjualan 27 Non Tax/BBN Total nominal Non Tax / BBN Retur Penjualan 28 Amount Total nominal Retur Penjualan Tampilan Invoice setelah klik tombol View Invoice adalah sebagai berikut:

19. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 19 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 19 of 20 Document Version 2 .0 Printed 21 No. ref. Hutang Pilih Nomor record Supplier Invoice (hutang) yang hendak dibayarkan 22 Date Tanggal supplier invoice (hutang) terbentuk 23 Due Date Tanggal jatuh tempo hutang 24 Original Amount Nominal Hutang 25 Open Balance Nominal sisa hutang yang belum terbayar 26 Full Reconcile Checklist box Full Reconcile jika seluruh nominal Open Balance hendak dibayarkan 27 Allocation Isi nominal hutang yang hendak dibayarkan (jika Full Reconcile, maka tidak perlu mengisi kolom allocation Karena nominal muncul otomatis sama dengan nominal pada Open Balance) 28 Net-Off Account (Credit) Detail net off pembayaran hutang 29 No. Ref. AR/Advance Pilih nomor record Piutang atau record Advance Payment yang digunakan untuk net- off hutang 30 Date Tanggal piutang/advance payment yang dipilih 31 Due Date Tanggal jatuh tempo piutang/advance payment yang dipilih 32 Original Amount Nominal piutang/advance payment yang dipilih 33 Open Balance Nominal sisa piutang/advance payment yang belum terbayar 34 Full Reconcile Checklist box Full Reconcile jika seluruh nominal Open Balance hendak dibayarkan 35 Allocation Isi nominal piutang/advance payment yang hendak dibayarkan (jika Full Reconcile, maka tidak perlu mengisi kolom allocation Karena nominal muncul otomatis sama dengan nominal pada Open Balance) 36 Difference Amount Nominal selisih antara Amount Paid dikurangi dengan Allocation Hutang yang telah di net-off dengan allocation PIutang/Advance Payment 37 Payment Difference Perlakuan terhadap difference amount yang timbul Setelah pengembalian barang diterima dari pelanggan (Post Packing OIS) dan pembayaran ke pelanggan telah dijalankan (Validate Supplier Payment), status Retur Pembelian akan berubah menjadi Done yang berarti proses retur pembelian dengan Type Retur : Uang telah selesai dilakukan. Note: Khusu untuk Penjualan Kredit yang di Retur sebelum Pelunasan Finance Company diterima, maka agar status Retur penjualan menjadi Done, perlu dilakukan settlement antara Piurang Finance Company dengan Hutang Retur ke Finance Company.

10. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 10 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 10 of 20 Document Version 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Tombol Tombol yang terdapat pada Packing OOS terdiri dari:  Edit : Tombol untuk mengubah record packing yang masih dalam posisi draft (belum post)  Save : Tombol untuk menyimpan record Packing  Post : Tombol untuk menjalankan pengeluran barang retur. Setelah tombol post ditekan maka barang akan keluar dari Stock 02 Branch Cabang peneri ma barang sesuai Retur Penjualan 03 Jenis Barang Informasi Jenis Barang yang akan dikeluarkan 04 Date Informasi tanggal transaksi 05 Picking Type Picking Type : Delivery Orders 06 Partner Informasi Pelanggan yg menerima pengembalian unit 07 Picking Ref. Informasi Nomor OOS yang menjadi referensi Packing 08 Source Document Informasi Nomor Retur Penjualan yang menjadi dasar pengeluaran barang 09 Ekspedisi Pilih Ekpedisi yang melakukan pengangkutan barang retur 11 Nopol Ekspedisi Pilih Nomor Polisi mobil angkutan ekspedisi 02 03 04 05 01 06 07 08 13 09 10 11

17. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 17 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 17 of 20 Document Version 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Tombol Tombol yang ada pada Supplier Payment, terdiri dari:  Create : tombol untuk membuat record Supplier Payment 01 02 03 04 08 09 10 11 15 16 17 18 05 06 07 12 13 14 2 1 22 23 24 25 26 27 29 30 31 32 33 34 35 36 37

3. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 3 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 3 of 20 Document Version 2 .0 Printed 1. Document Version and Authorization 1.1. Document Version Version Date Author Description 1.0 24 Maret 2016 Livinus 1.2. Document Authorization Approved by, Approved by, Date : Date : Acknowledge, Date :

8. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 8 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 8 of 20 Document Version 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Tombol Tombol yang terdapat pada Packing OIS terdiri dari:  Edit : Tombol untuk mengubah record packing yang masih dalam posisi draft (belum post)  Save : Tombol untuk menyimpan record Packing  Post : Tombol untuk menjalankan penerimaan barang retur. Setelah tombol post ditekan maka barang akan masuk kembali ke Stock 02 Branch Informasi Cabang yang melakukan penerimaan unit retur 03 Jenis Barang Informasi Je nis Barang yang akan diterima 04 Picking Type Picking Type : Receipts 05 NRFS Location Lokasi penematan unit NRFS 06 Partner Informasi Pelanggan yg mengembalikan unit 07 Picking Ref. Informasi Nomor OIS yang menjadi referensi Packing 08 Source Document Informasi Nomor Retur yang menjadi dasar penerimaan barang 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14

12. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 12 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 12 of 20 Document Version 2 .0 Printed  Edit : Tombol untuk mengubah record Retur Penjualan yang masih dalam posisi draft (belum confirm)  Save : Tombol untuk menyimpan record Retur Penjualan  RFA : Tombol untuk meminta approval Retur Penjualan ke pejabat yang berwenang  Approve : Tombol yang digunakan oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan approval Retur Penjualan. Retur Pembelian yang telah disetujui ( approval ), statusnya akan berubah menjadi Confirmed .  Reject : Tombol yang digunakan oleh pejabat yang berwenang untuk menolak Retur Penjualan  Cancel Approval : Tombol yang digunakan oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan pembatalan approval Retur Penjualan  Print : Tombol untuk mencetak bukti Retur Penjualan  View Delivery Order : Tombol untuk melihat draft record pengembalian barang dari pelanggan (On Incoming Shipment) dan draft record pengeluaran barang pengganti (On Outgoing Shipment)  View Invoice : Tombol untuk masuk ke Supplier Invoice 02 Status Status transaksi Retur Penjualan :  Draft : status Retur Penjualan masih dalam proses pembuatan  Confirmed : status Retur Penjualan yang sudah di- approve oleh pejabat yang berwenang  Done : status transaksi Retur Penjualan telah selesai 03 Branch Pilih Caba ng pemilik barang yang akan di retur 04 Division Pilih Divisi barang yang akan di retur (tergantung dari kategori barang) 05 Tipe Retur Pilih Tipe Retur : Barang 06 Customer Pilih customer tujuan Retur 07 Sales Reference Pilih Nomor DSO yang hendak diretur 08 Payment Term Jangka Waktu pembayaran ke customer atas Retur Penjualan. Untuk Tipe Retur Barang, kolom ini tidak perlu diisi 09 Retur Date Tanggal Transaksi Retur Penjualan 10 Approval State Informasi status approval dari record Retur Penjualan

18. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 18 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 18 of 20 Document Version 2 .0 Printed  Edit : tombol untuk mengubah record Supplier Payment yang masih dalam status draft  Save : tombol untuk menyimpan draft Supplier Payment  Validate/RFA : tombol untuk meminta approval ke pejabat berwenang  Approve : tombol yang digunakan oleh pejabat yang berwenang untuk meng- approve supplier payment  Cancel Receipt : tombol yang membatalkan record supplier payment yang belum di validate  Unreconcile : tombol yang digunakan untuk membatalkan record supplier payment yang sudah ter- validate  Print Kwitansi: tombol untuk print Bukti Pembayaran 02 Company Pilih perusahaan pemilik rekening penerima pembayaran retur dari supplier 03 Branch Pilih cabang pemilik rekening penerima pembayaran retur dari supplier 0 4 Division Pilih Divisi 05 Partner Type Pilih tipe partner 06 Supplier Pilih customer (Pelanggan) 07 Receivable Balance Informasi total nominal Piutang dari partner pelanggan yang dipilih 08 Date Informasi tanggal tarnsaksi 09 Bayar Untuk Cabang Pilih cabang pemilik hutang retur yang akan dibayarkan ke pelanggan 10 Payment Method Pilih Metode Pembayaran 11 Amount Paid Isi dengan nominal uang yang dibayarkan ke pelanggan untuk pembayaran retur penjualan 12 Rekening pembayaran Isi dengan Nomor rekening tujuan pembayaran 13 Due Date Isi tanggal jatuh tempo pembayaran retur penjualan ke pelanggan 14 Supplier Ref. Isikan dengan nomor referensi pelanggan 15 PPh Informasi Nominal PPh dari detail pemotongan PPh 16 Total Amount Informasi total pembayaran retur ke pelanggan setelah memperhitungkan nominal PPh 17 Payment Ref. Isikan dengan nomor referensi pembayaran retur ke pelanggan 18 Approval State Informasi Status approval Customer Payment 19 Payment Information Tab Detail informasi pembayaran 20 Hutang yang dibayar (Dedit) Detail Hutang Retur yang dibayarkan ke pelanggan

6. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 6 14/12/2017 Document Status File Name 005-Unit-OneD-Penjualan-Sales Return v1.01.1 Page 6 of 20 Document Version 2 .0 Printed melakukan pembatalan approval Retur Penjualan  Print : Tombol untuk mencetak bukti Retur Penjualan  View Delivery Order : Tombol untuk melihat draft record pengembalian barang dari pelanggan (On Incoming Shipment) dan draft record pengeluaran barang pengganti (On Outgoing Shipment) 02 Status Status transaksi Retur Penjualan :  Draft : status Retur Penjualan masih dalam proses pembuatan  Confirmed : status Retur Penjualan yang sudah di- approve oleh pejabat yang berwenang  Done : status transaksi Retur Penjualan telah selesai 0 3 Branch Pilih Cabang pemilik barang yang akan di retur 04 Division Pilih Divisi barang yang akan di retur (tergantung dari kategori barang) 0 5 Tipe Retur Pilih Tipe Retur : Barang 06 Customer Pilih customer tujuan Retur 0 7 Sales Reference Pilih Nomor DSO yang hendak diretur 08 Payment Term Jangka Waktu pembayaran ke customer atas Retur Penjualan. Untuk Tipe Retur Barang, kolom ini tidak perlu diisi 09 Retur Date Tanggal Transaksi Retur Penjualan 10 Approval State Informasi status approval dari record Retur Penjualan 11 Retur Line Detail dari barang yang akan diretur. Informasi dalam detail ini berdasarkan data barang pada DSO 12 E ngine Number Informasi Nomor Mesin yang akan diretur 13 Lokasi Barang Retur Pilih Lokasi Unit pengganti untuk tipe retur barang 1 4 Product retur Pilih Product Variant Unit Pengganti 15 Engine Number Retur Pilih Nomor mesin unit pengganti 16 Product Informasi Product Variant Unit yang akan diretur 17 Description Informasi type unit yang akan diretur 18 Quantity Informasi jumlah barang yang akan diretur 19 Unit price Informasi harga unit yang akan diretur 20 Unit of Measure Satuan ukur barang yang diretur 21 Discount Total Diskon barang berdasarkan informasi pada record DSO 22 Taxes Informasi pilihan tipe PPN berdasarkan informasi pada record DSO 23 Subtotal Subtotal nilai retur per barang 24 Biaya Adm. Retur Isi dengan biaya administrasi Retur yang dikenakan ke Pelanggan 25 Tax Base Total nominal DPP Retur Penjualan