4. MOTOPOD.ID Module : Mutasi Stock 1. Pada proses Mutasi Barang Antar Cabang, mengapa record Mutation Request yang sudah berstatus Requested tidak muncul pada Menu Stock distribution cabang Pengirim? Cek type Request yang dibuat oleh cabang peminta. Pastikan type request adalah “Additional”, sehingga proses mutase berlaku efektif saat itu juga. Apabila ternyata cabang peminta membuat type Request “Fix”, maka record tersebut akan berlaku efektif pada bulan berikutnya. Jika demikian maka user cabang peminta perlu membuat record Mutation Request baru dengan type Additional. 2. Mengapa pada saat akan menerima unit mutasi dari cabang lain, tidak muncul tombol Receiving setelah meng- klik tombol view picking pada Record Mutation Request yang dibuat? Kasus seperti ini umumnya terjadi jika penerimaan dilakukan lewat dari tanggal berlaku efektif record Mutation Request tersebut. Jika demikian, maka cari nomor record OIS nya pada menu On Incoming Shipment, buka record OIS tersebut lalu klik tombol edit. Setelah itu ubah isi kolom end date nya dengan tanggal kapan unit akan diterima.

3. MOTOPOD.ID Apabila KSU tersedia, namun berada pada lokasi lain, maka user dapat mengubah Source Location pada record OOS dengan location dimana KSU berada sesuai report Stock KSU. Kemudian klik tombol Recheck Availibilty, maka status KSU akan berubah menjadi Available. Namun apabila stock KSU tersebut memang kosong di sistem, maka user dapat menambahkan stock KSU dengan cara Adjustment In stock KSU di menu Accounting > Stock Opname > Inventory Quantity Correction. 4. Bagaimana input Dealer Sales Order jika terdapat Program Direct Gift, namun Stock Barang Direct Gift masih kosong atau belum ada distribusi dari Main Dealer? Jika Stock Direct Gift belum tersedia, maka pada saat input DSO, Program subsidi barang tetap diinput pada tab sub detail Barang Bonus Line. Akan tetapi pada saat user melakukan packing di OOS, Barang Direct Gift akan berstatus waiting availibity. Karena stock Direct gift memang belum tersedia, maka delete row Direct Gift dari Packing Line. Setelah OOS di post, maka akan terbentuk record back order OOS barang Direct gift. Setelah Direct Gift tersedia dan stock direct gift sudah diinput ke sistem, user dapat melanjutkan packing record OOS atas barang diret gift tersebut. 5. Bagaimana jika user melakukan kesalahan input DSO dan ingin memperbaikinya , namun DSO sudah di RFA dan berstatus waiting approval? User dapat meng-klik tombol Cancel Approval, input reason (alasan) kenapa record di-cancel, setelah itu record akan kembali ke status Draft Quotation. Setelah record kembali ke status tersebut, maka user dapat melakukan edit data DSO. Klik RFA kembali apabila data DSO sudah selesai diperbaiki. Module : Retur Penjualan 1. Mengapa pada saat input Retur Penjualan, Sales Reference tidak muncul, walaupun customernya sudah diinput dengan benar? Data Sales Reference tidak akan muncul apabila DSO yang akan diretur belum berstatus “Done”. Untuk membuat status DSO menjadi “Done”, User perlu menyelesaikan proses DSO sampai ke packing unit dan pelunasan di customer payment, serta pembayaran komisi mediator di supplier payment (jika ada).

1. MOTOPOD.ID FREQUENTLY ASKED QUESTION (FAQ) DIVISION : UNIT Module : Purchase 1. Apa yang perlu dilakukan ketika membuat “Purchase Orders”, saat input product, muncul warning “ Unit Price Product 'XXX' tidak boleh '0.0' ” ? Artinya Harga Beli product tersebut belum ada pada master pricelist, untuk itu user perlu menambahkan harga beli product tersebut dengan cara : pilih menu Master > Pricelist > Pricelist Version > Pilih Pricelist Version yang digunakan > klik tombol Adjust Price > Pilih Product Template > tambahkan harga product tersebut. 2. Apakah harga beli unit yang ada tertera pada “Supplier Invoice” masih bisa di ubah, jika harganya tidak sesuai? Apabila “Supplier Invoice” masih berstatus Draft (Belum di Validate), Harga Beli unit masih dapat diupdate dengan cara: masuk ke menu Master > Pricelist > Pricelist Version > Pilih Pricelist Version yang digunakan > klik tombol Adjust Price > Pilih Product Template > ubah harga product tersebut. Jika harga pada master pricelist sudah diubah, user dapat membuka kembali supplier invoice yang hendak diubah, lalu kilk tombol Renew Price. 3. Apabila ada kesalahan dalam melakukan penerimaan barang dari Supplier di menu “On Incoming Shipment”, dan packing sudah selesai sampai dengan status transferred, apa yang harus dilakukan untuk membatalkan penerimaan barang tersebut? Barang yang sudah diterima dapat dikeluarkan kembali (dikembalikan ke supplier), apabila user belum menjalankan Consolidate Invoice. Cara untuk mengeluarkan barang yang sudah diterima, yaitu: Masuk ke menu On Incoming Shipment (OIS) > Pilih Record OIS penerimaan barang yang dimaksud > klik tombol “Reverse Transfer” > Pilih product yang akan dikeluarkan (Dikembalikan ke supplier) > klik tombol “Return”. Selanjutnya akan terbentuk record pengeluaran produk (Return Picking) pada menu On Outgoing Shipment (OOS) untuk mengeluarkan barang yang sudah diterima tersebut ke supplier. Lakukan Packing barang sampai dengan status record OOS transferred. 4. Mengapa pada saat melakukan penerimaan unit di “On Incoming Shipment” tidak terbentuk Back Order OIS KSU nya? Jika demikian apa yang harus dilakukan? Hal demikian dapat terjadi karena Master Product Variant unit tersebut belum dipasang barang extras (KSU) nya. Agar record penerimaan unit selanjutnya dilengkapi dengan KSU, maka user perlu melakukan penambahan extras pada master Product Variant dengan cara: masuk ke menu Master > Products > Products > Search Kode Unit by Product > Buka unit yang dimaksud > klik detail tab Variants > Klik tombol List of Variants.

2. MOTOPOD.ID Selanjutnya user akan masuk ke Product Varian dari unit yang dipilih tersebut > Klik Varian Product > klik tombol Edit > Klik Tab Detail Extras > Input KSU nya (Apabila unit tersebut memiliki kesamaan KSU dengan unit lain, maka bisa ditambahkan dengan mengisi kolom “ Copy KSU dari “). Lakukan sampai seluruh Variant dari unit tersebut terisi extrasnya. Untuk Record penerimaan barang lama (yang sudah terlanjur dilakukan), cara untuk mengeluarkan stock KSU untuk unit tersebut, dapat dilakukan dengan cara “Adjustment In” stock pada menu Accounting > Stock Opname > Inventory Quantity Correction. Module : Sales 1. Apa yang harus dilakukan saat ada salah input data pada Dealer SPK (misal : nama customer atau kode / varian unit), dan Dealer Sales Order sudah terbentuk dengan status Draft Quotation? Yang harus user lakukan adalah masuk ke menu Dealer Sales Order, lalu klik tombol “Cancel Sale” sehingga status DSO menjadi cancelled. Selanjutnya, buat ulang Dealer SPK dengan menginput data yang benar, lalu create DSO kembali. 2. Apa yang harus dilakukan jika saat membuat Dealer Sales Order, Harga jual unit yang muncul tidak sesuai? Apakah harga tersebut masih bisa diperbaiki? Hal demikian bisa terjadi karena adanya kesalahan input nominal atau belum diupdatenya perubahan Harga Jual Unit ataupun Harga Jual BBN pada master Pricelist Version. Untuk itu user terlebih dahulu perlu memperbaiki nominal harga jual unit dan harga jual BBN unit terkait dengan cara: masuk ke menu Master > Pricelist > pilih Pricelist Version yang digunakan pada DSO > Klik tombol Adjust Price > input nominal harga yang sesuai. Selanjutnya pada DSO yang terbentuk. Harga Unit Jual dan BBN Jual pada DSO, masih dapat diubah jika status DSO masih “Draft Quotation”. Cara untuk mengubah harga adalah dengan: Klik tombol Edit > Klik Index Delete (gambar Kotak Sampah) pada row Dealer SO Line > klik tombol Save untuk menyimpan perubahan > klik tombol edit > klik add an item pada row tab Detail Dealer SO Line > Klik Save. 3. Mengapa saat Packing Unit dan KSU pada On Outgoing Shipment, terdapat KSU dengan status waiting availability, dan status tersebut tidak berubah walaupun user sudah klik tombol Recheck Availibility? Hal demikian terjadi karena tidak tersedia stock KSU pada Source Location yang tertera di record On Outgoing Shipment (OOS). Jika user yakin fisik KSU tersedia, maka user perlu mengecek ketersediaan stock KSU tersebut di sistem. Pengecekan stock KSU dapat dilakukan melalui: menu Reporting > Stock > Stock KSU.