CRM
Share on Social Networks
Share Link
Use permanent link to share in social mediaShare with a friend
Please login to send this document by email!
Embed in your website
1. motopod.id ONE - D Customer Relationship Management (CRM) System Buku Panduan Pengguna PT XYZ Tunas Group 2016
26. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 26 of 34 Document Version 1 .2 Printed Data customer yang dikonversi ke Leads akan muncul di menu Sales> Leads , seperti dibawah ini: Data Leads yang telah ada di - assign (tugaskan) ke Salesteam dan/atau Salesperson oleh Kepala Cabang / PIC CRM untuk ditindaklanjuti sesuai tahapan CRM. Kepala Cabang / PIC CRM bisa mencetak Leads tersebut via PDF ( 9 ) ataupun Excel ( 9 ) untuk diber ikan ke salesteam / salesperson, dengan mencentang ( Boolean ( 10 ) , kolom paling kiri) terlebih dahulu data leads yang ingin dicetak. Penyortiran data (per salesteam, per salesperson atau filter lainnya ) dilakukan dengan fitur Advanced Search (lihat penjelasan fitur di bagian definisi dan terminology) . Data customer di Leads, secara otomatis telah ter - assigned ke salesperson berdasarkan data customer. Dalam hal User menghendaki customer di Leads di - a ssign ke salesperson lain, User bisa melakukan dengan cara mengubah langsung di data customer (satu per satu, field Salesperson) , atau secara sekaligus dengan fitur More>Assign Salesman . 9 10 6 7 8
10. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 10 of 34 Document Version 1 .2 Printed Contoh: Groups “Salesman” adalah Groups yang dibuat untuk User dengan peran dan wewenang Salesman (sesuai jabatan) . Sehingga setiap ada User baru yang didaftarkan Ref. Field Penjelasan fungsi Field 2.3.2. Mendaftarkan Users Pendaftaran User aplikasi bisa dilakukan di menu Administrator Setting>Users>Users. Menu ini biasanya dipegang oleh fungsi a dministrator system , untuk menentukan hak akses . Users jug a bisa dikelompo kkan berdasarkan perannya di system (berdasarkan jabatan, fungsi, dll) di menu A dministrator Setting>Users>Groups. 2.3.3. Membuat Master Sales Team User yang ditunjuk, biasanya Kepala Cabang, akan mendaftarkan sales team yang dibawah supervisi - nya. Di dalam pembuatan master Sales Team, User akan diminta untuk melakukan dua hal penting berikut: M emilih Salesperson yang menjadi anggota Sales Team yang dibuat ; Memilih Tahapan (Stages) Leads dan Opportunity yang akan dijalani oleh Sales Team (dan Salesperson) Gambar dibawah menampilkan menu dan detail field yang ada di menu master Sales Team .
9. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 9 of 34 Document Version 1 .2 Printed 9. Stages, Stages Result dan Stages Result Reason Stages adalah tahapan kerja yang ditentukan User di CRM. Stages dipakai oleh Sales Team (dan Salesperson) dalam melakukan CRM. Pembuatan stages dibahas komprehensif di bagian 2.3.3. tentang Pengaturan Awal. Stages result adalah hasil yang diantisipasi dari tiap tahapan (stages) yang ditentukan oleh User. Hasil tahapan bisa menimbulkan tahapan berikutnya atau berhenti sebagai akhir dari proses. Stages Result Reason adalah alasan dari hasil tahapan. Alasan yang ditentukan User berguna untuk menentukan langkah selanjutnya ataupun langkah perbaikan selanjutnya. 2.3 . Pengaturan (Setting) Awal Sebelum kita bisa menggunakan apl ikasi CRM dengan benar dan lanca r, ada beberapa setting aplik asi dan master data yang harus dilakukan. 2.3.1. Membuat Groups (Menu Setting> Users >Group ) Groups adalah pengelompokan satu / beberapa hak akses di aplikasi. Tujuan dibuat Group s adalah untuk memudahkan pemberian hak akses ke Users, berdasarkan peran dan wewenang User tersebut. c b d a
17. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 17 of 34 Document Version 1 .2 Printed Gambar - 2 : Stage, Result dan Reason untuk proses CRM di H23 User bisa mengubah setiap tahapan, hasil dan alasan sesuai dengan perubahan dalam proses CRM di perusahaan. 3. Menu CRM dan Pemakaian Mengacu pada gambaran umum Proses CRM sebelumnya, berikut ini penjelasan detail tahap per tahap dari proses penginputan pelanggan baru sampai dengan cara menghasilkan Leads dan Opportunity untuk ditindaklanjuti ke Penjualan 3.1. Input Customer Baru Menu untuk penginputan pelanggan baru bisa diakses di Sales>Customers . Anda akan diperlihatkan dengan daftar pelanggan yang telah didaftarkan sebelumnya. Anda bisa melihat daftar pelanggan berdasarkan view yang diinginkan: Kanban view, List view, dan Form view. Untuk membuat pelanggan baru, klik tombol “ Create ” di sebelah kiri atas dibawah judul menu, atau klik pada data customer jika ingin melakukan edit atau penambahan data pada data customer yang telah ada. Setelah di - klik, Anda akan diperlihatkan denga n data detail customer sebagai berikut:
28. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 28 of 34 Document Version 1 .2 Printed User meng - klik tanggal dimana kunjungan telah/akan dilakukan, klik “Create / Edit Event” (10) dan input untuk pertemuan yang dimaksud. Sistem akan menampilkan layar lain yang berisikan detail event: 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
34. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 34 of 34 Document Version 1 .2 Printed 4. Laporan dan Dashboard 4.1. Laporan Menu laporan bisa diakses di menu Reporting . Jenis laporan yang tersedia antara lain: Leads Analysis Claims Analysis Niguri Report H1 Niguri Report H2 Customer Lifetime Value Dll Laporan Pohon Akar (Tree CRM) ada di menu Sales>Too ls>Pohon Akar 4.2. Dashboard Menu Dashboard bisa diakses di menu Reporting>Dashboards>My Dashboard . Setiap User bisa mendesign informasi dan tampilan yang diinginkan untuk dashboard - nya. Content dashboard bisa diambil dari menu Reporting ataupun menu lainnya hasil filtering Advanced Search. 5. Frequently Asked Questions (FAQ) 1. Apa yang harus saya lakukan pada saat akhir periode, atau ketika campaign akan ditutup, untuk Leads yang belum sempat saya follow - up? User bisa mengupdate Result Leads yang belum ditindaklanjuti menjadi “Workload” ataupun result lainnya di menu Sales>Sales>Move to Workload. Lihat bagian 3.3. halaman 23 untuk mendapat gambaran sepenuhnya. 2. Bagaimana saya melakukan follow - up untuk Leads da ri campaign sebelumnya yang statusnya masih Pending dan yang belum sempat saya follow - up (Workload)? User bisa menindaklanjuti Leads yang pada periode sebelunnya berstatus “Workload” / “Pending” ataupun result lainnya di menu Sales>Sales> Lead from Workload , dengan terlebih dahulu membuat campaign baru . 3. Post your question(s) here.
5. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 5 of 34 Document Version 1 .2 Printed 2.2. Terminologi dan Definisi Berikut adalah ringkasan definisi beberapa istilah teknis yang digunakan oleh aplikasi ini maupun terminologi yang terkait proses ini. 1. Root Menu Root Menu adalah menu utama, yang terletak di bagian paling atas aplikasi, merupakan kumpulan Menu berdasarkan klasifikasi logis tertentu. Pada ujung sebelah kanan, Root Menu juga menampilkan informasi User yang sedang aktif ( Login ) ( A ) dan icon kecil untuk menampilkan fitur instant messaging ( B ) . Contoh: Root Menu “ Sales ” terdiri dari kumpulan Menu untuk proses penjualan . 2. Search dan Advance Search Fitur pencarian di seluruh menu One - D untuk semua field yang ada di menu terkait. Jika Search digunakan untuk melakukan pencarian sederhana (by name, by date, dst), maka Advance Search (tombol “ ▼ ” kecil di ujung kanan) digunakan untuk melakukan pencarian yang lebih spesifik. Setelah tombol Advance Search “ ▼ ” diaktifkan, detail pencarian yang akan ditampilkan sebagai berikut: A B A B C
8. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 8 of 34 Document Version 1 .2 Printed 5. Partner Partner , atau stakeholder , merupakan pihak lain diluar perusahaan yang berinteraksi dengan perusahaan. Perusahaan mengklasifikasikan partner berdasarkan jenis transaksi yang dilakukan partner dengan perusahaan. Satu partner bisa saja memiliki lebih dari satu jenis transaksi dengan perusahaan . Contoh: Partner yang melakukan pembelian ke perusahaan dikategorikan sebagai Customer, sedangkan partner yang menjual produknya ke perusahaan dikategorikan sebagai Supplier. Partner yang melakukan kedua transaksi tersebut dengan perusahaan dikategorikan sebagai Customer dan Supplier sekaligus. 6. Leads Leads (bahasa Indonesia: petunjuk) adalah Customer yang telah dianalisa / dikategorikan berdasarkan kriteria (profile) tertentu yang dianggap oleh perusahaan berpotensi untuk melakukan pembelian produk perusahaan. 7. Questionnaire Atau Kuisioner dalam bahasa Indonesia, adalah daftar pertanyaan (dan jawaban) yang dibuat dengan tujuan tertentu. Dalam aplikasi CRM, Questionnaire digunakan untuk menge tahui preferensi Customer sehingga membentuk profile Custo mer. 8. Form Input Aplikasi CRM ini (odoo) menggunakan beberapa tampilan untuk melakukan bentuk / tampilan input yang sesuai dengan kebutuhan untuk merekam data. Berikut beberapa diantaranya: a) Field Input ; form input dengan cara input dengan karakter bebas ( free text ) . b) Dropdown menu ; Cara input dengan memilih jawaban dari daftar jawaban yang telah disediakan (biasanya jawaban telah didefinisikan di master) c) Boolean ; Cara input dengan cara mencentang (check) satu atau beberapa pilihan yang disediakan d) Radio Button ; Cara input dengan cara memilih satu diantara beberapa alternative pilihan “Semua jenis Field yang ditandai dengan warna Ungu merupakan field (informasi) yang bersifat mandatory / harus di - isi oleh User.” Lihat gambar dibawah untuk jelasnya:
16. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 16 of 34 Document Version 1 .2 Printed Berikut tahapan input untuk membuat Alasan atas Hasil: Ref. Field Penjelasan fungsi Field 01 Name Isi deskripsi alasan untuk hasil (stage result) 02 Parent Pilih alasan (Stage Result Reason) lain, jika alasan ini adalah penjelasan atas alasan yang lain (jika ada). 03 Result Pilih hasil (stage result) atas alasan ini 04 Workload Checklist untuk menandakan bahwa Reason ini adalah reason type "Workload". Reason type "Workload" merupakan status yang akan digunakan oleh Campaign untuk Leads yang ditutup (Force to Workload) setelah periode campaign berakhir. 05 Workload Stage Pilih Stage yang m enjadi dasar penentuan Result / Reason Workload. Stage Workload harus ditentukan karena pada akhir periode dimana Leads belum ada Resultnya, maka system akan mengubah Leads yang masih ada di Stage (terpilih) ini menjadi Result dan Reason (Workload) ini. Perlu diketahui bahwa Alasan (Reason) yang dibuat bisa dibuat berjenjang, dalam hal alasan yang dibuat membutuhkan penjelasan / reason lebih detail. Contoh Alasan tunggal (tidak berjenjang) : Tahapan dari SMS yang dilakukan oleh Bengkel menghasilkan Hasil Terkirim , dibagi menjadi tiga alasan: Sudah Service, Belum Service dan Rencana Service. Contoh Alasan berjenjang : Tahapan dari SMS yang dilakukan oleh Bengkel menghasilkan Hasil Terkirim , dengan alasan: Sudah Service, diberikan alasan jenjang kedua menjadi Service di AHASS Sendiri . Secara keseluruhan, untuk saat ini, design Tahapan (Stages), Hasil (Result) dan Alasan (Reason) atas CRM untuk H1 dan H23 adalah sebagai berikut: G ambar - 2 : Stage, Result dan Reason untuk proses CRM di H1
13. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 13 of 34 Document Version 1 .2 Printed 2.3.5. Menyusun Tahapan (Stages) dan Hasil (Result) CRM Penyusunan tahapan kerja CRM (S tages) dan Hasil (Result) adalah salah satu bagian paling penting dalam aplikasi CRM. Berikut meto d ologi dan hubungan alur tahapan (stages) dan hasil dari tahapan dalam aplikasi ini: Keseluruhan bagian dalam Tahapan, Hasil, dan Alasan dalam CRM ini akan menjadi bagian dalam pelaporan Pohon Akar dan Niguri CRM. P roses membuat tahapan (stages) CRM sebagai berikut: 1. Membuat Stages untuk CRM User pertama kali membuat tahapan (stages) yang akan digunakan dalam kerangka kerja CRM. User bisa mengakses menu pembuatan Stages di Sales>Configuration>Leads & Opportunities>Stage . • SMS • Call • VIsit • Customisable Result and Reasons • H1 • H23 • H123 • Leads • Opportunity 1 Leads or Opportunity 2 Campaign Type 3 Membuat Stages 4 Stages Result and Reason 9 6 7 8 1 2 3 4 5
4. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 4 of 34 Document Version 1 .2 Printed 2. Pengenalan CRM System 2.1. Gambaran Umum Proses CRM System Gambar - 1: Proses Umum Aplikasi CRM One - D Masing - masing bagian dalam proses CRM akan dibahas detail dalam bab dan bagian sesuai dengan nomor yang ada di dalam flow - chart . MARKETING KEPALA CABANG SALES TEAM / PERSON Customer Lifetime Value Leads to Follow - Up Mulai Opportunity Customer Databases Create Master "Sales Team" Opportunity? Leads Creation Filtering / Profiling Create Master "Sales Person" Create Marketing Campaign Storing New Customer Create Leads Leads Log Calls / Visit PICA SO? Sales Order / Invoicing Niguri / Tree CRM Marketing Campaign Effectiveness Define CRM's Stages, Results and Reason Deduplicate Customers 2.3.1 3.1 3.2 3.3 3.5 2.3.2 2.3.3 3.4.2 3.4.1 3.4.3 3.4.4 3.6.2 3.6.1 3.6 4
6. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 6 of 34 Document Version 1 .2 Printed A. Save Current Filter Dalam hal pencarian detail ( Advanced Search ) yang telah dilakukan dirasa akan dibutuhkan lagi di masa yang akan datang, maka kondisi Advanced Search yang telah dilakukan bisa disimpan untuk digunakan kembali. Hasil Advanced Search yang telah di - save (dan diberi nama) akan tersimpan di sebelah kiri dari menu Advanced Search di baris “ Filters ”. Untuk pencarian masa berikutnya, User hanya perlu meng - klik tombol nama Advanced Search yang sesuai, tanpa perlu mengulangi proses Advanced Search . Adapun p ilihan ( Boolean ) di menu Save Current Filter berfungsi sebagai berikut : Share with all users Untuk berbagi hasil save Advanced Search dengan seluruh User Use by default Untuk menggunakan hasil save Advanced Search yang sama (sebagai default search ) setiap kali User akses ke menu ini B. Advance d Search Advanced Search memiliki detail pencarian yang berguna untuk melakukan pencarian data / record yang lebih spesifik, seperti: Pencarian dengan memilih (nama) field yang ada di menu terkait (B.1) Pencarian dengan m emilih kondisi yang diinginkan, single maupun multiple sebanyak yang dibutuhkan, dengan operasi “ or ” untuk kondisi berikutnya. (B.2 ) Isi nilai spesifik yang diinginkan atas kondisi yang dipilih, contoh: nilai transaksi atau nama Partner. (B.3 ) B.1 B.2 B.3 C
32. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 32 of 34 Document Version 1 .2 Printed 3.6. Prospek (Opportunity) Menu Sales> Opportunities adalah tools untuk Kepala Cabang, Sales Team dan Salesperson untuk alat kerja dan monitoring tindaklanjut Leads yang telah memasuki tahap Pre - Sales. Pergeseran tahapan (stages) di opportunity mengikuti tahapan yang di - set di Sales Team. User bisa menggeser kartu customer (Kanban, click and drop) ke tahap manapun sesuai kondisi nyata. Untuk membuat atau ed it data customer di Opportunity, click “Create” atau click pada kartu Kanban pelanggan, dan system akan menampilkan form berikut: Ref. Field Penjelasan fungsi Field 01 Subject Subject atas Campaign, Contoh: Periode untuk Campaign KPB 02 Expected Revenue: (Amount) at (%) Jumlah pendapatan yang diharapkan 03 Customer Nama Customer 04 Email Alamat email customer 05 Phone Nomor telepon customer 06 Next Action Date Describe Rencana tindakan berikutnya Tanggal Jenis Tindakan 09 Expected Closing (Date) Perkiraan tanggal penutupan Opportunity (Closing / Penjualan) 10 Priority Tingkat prioritas Lead ini. Level prioritas dibagi menjadi 4 bintang, berturut - turut dari dari yang terkecil (bintang 1) adalah Low, Normal, High, dan Very High.
15. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 15 of 34 Document Version 1 .2 Printed Berikut tahapan input untuk membuat Hasil (Result): Ref. Field Penjelasan fungsi Field 01 Name Isi dengan nama hasil tahapan (stages result) 02 Prev Stage Pilih tahap sebelumnya yang menghasilkan hasil ini 03 Next Stage Pilih tahap selanjutnya berdasarkan hasil ini, atau jika hasil ini adalah akhir / tidak ada tahapan selanjutnya, pilih "End of Stage" 04 Sequence Isi nomor urut 05 Parent Isi dengan Result yang menjadi Result Utama (parent) dari Result ini, dalam hal Result yang didaftarkan adalah bagian dari Result lain yang lebih tinggi (sub - Result). Contoh: Result (parent): SMS Terkirim, Sub - Result: Sudah Service di AHASS Sendiri) 06 End of Stage Pilih (Centang) ini jika hasil ini adalah akhir dari tahapan (tidak ada tahap sel anjutnya) Contoh: 1. Dari bagan di atas, SMS adalah Stage (sesuatu yang harus dilakukan), menghasilkan dua kemungkinan Hasil (R esult) : ( a ) Terkirim atau ( b ) Tidak Terkirim. 2. Dari hasil (Result) “Terkirim” diatas, menghasilkan dua kemungkinan lagi yang disebut Sub - Result: “Belum Service” dan “Sudah Service”. Dalam hal ini, Result “Terkirim” adalah “Parent” dari Sub - Result “Belum Service” dan “Sudah Service”. 3. Menent ukan Alasan (Reason) atas Hasil (Result) Langkah terakhir dalam membuat Stages adalah dengan memberikan alasan (reason) atas hasil (result) tiap tahapan yang telah dilakukan . SMS Terkirim Belum Service Sudah Service Tidak Terkirim 1 5 4 2 3 1 2
7. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 7 of 34 Document Version 1 .2 Printed C. Add to Dashboard (C ) Selain bisa di - save sebagai Filters , hasil Advanced Search juga bisa di - save sebagai Dashboard (laporan). Tiap User memiliki dashboard sendiri yang di - isi dengan informasi / laporan yang dianggap relevan untuk User yang bersangkutan. Dashboard User bisa diakses di menu Reporting>My Dashboard . 3. View View adalah cara untuk melihat record dalam satu Menu. Ada beberapa pilihan view untuk satu menu, namun tidak semua menu memiliki semua jenis view, dikarenakan jenis view disesuaikan dengan content menu. Tombol pilihan view berada di sisi kiri atas dibawah panel Search. a) Kanban View , untuk melihat record dalam bentuk kartu (dan proses) . b) List View , untuk melihat record dalam ben tuk daftar ( list ). c) Form View , untuk melihat record beserta isinya. Dipakai untuk form input. d) GeoEngine View , untuk melihat record dalam peta berdasarkan lokasi koordinat. e) Graph View , untuk melihat record / data dalam bentuk grafik. Biasanya digunakan untuk laporan. f) Calender View , untuk melihat record dalam posisi di kalender (jadwal). 4. Tombol “More” Tombol “ More ” ( c ) terletak di tengah atas menu, terutama pada saat menu dalam posisi List View ( a ) dan ada data (list) yang dalam posisi terpilih ( tick ) ( b ) , seperti pada gambar dibawah ini: Pilihan tindakan dalam tombol More tergantung pada di Menu mana User berada. Yang paling umum adalah pilihan untuk Share , Embed , Export dan Delete . a b c d e f a b c
27. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 27 of 34 Document Version 1 .2 Printed 3.5. Aktivitas CRM (Calls dan Visit) Hasil Leads yang diterima dari Kepala Cabang / PIC CRM, diteruskan oleh Salesteam atau Salesperson dengan melakukan SMS, Telepon ataupun Visit sesuai dengan tahapan (sta ges) CRM yang telah ditentukan. PIC yang menindakla njuti Leads menjadwalkan, melakukan panggilan (Call) dan Visit serta mencatat hasilnya langsung di data customer di Leads dan meng - klik tombol di pojok kanan atas atau melakukannya di menu Sales> Phone Calls>Logged Calls . Dengan meng - klik icon telepon pada menu Logged Calls, Anda akan dibawa ke tampilan dibawah ini untuk mencatat hasil telepon atau menjadwalkan panggilan berikutnya: Ref. Field Penjelasan fungsi Field 02 Actions: Schedule a call Logged a call Pilih jenis tindakan Menjadwalkan panggilan berikutnya Mendaftarkan hasil panggilan yang telah dilakukan 03 Planned Date Pilh tanggal yang direncanakan 04 Assign To Pilih salesperson untuk melakukan panggilan tersebut; atau pilih Salesteam 05 Call Summary Berikan catatan ringkas atas hasil panggilan 06 Partner Informasi nama partner yang dihubungi 07 Sales Team Pilih salesteam untuk melakukan panggilan tersebut 08 Schedule Call Tombol konfirmasi (save) untuk tindakan yang dilakukan 09 Cancel Tombol untuk membatalkan tindakan panggilan Tahapan lain dalam menindaklanjuti Leads adalah dengan mengadakan kunjungan (Visit), terutama dalam hal nomor telepon pelanggan tidak bisa dihubungi. Untuk melaporkan ataupun menjadwalkan kunjungan (Visit) ke pelangga n, User meng - klik icon dan system akan menampilkan View Calender seperti dibawah. 9 2 3 4 5 6 7 8
24. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 24 of 34 Document Version 1 .2 Printed Pada akhir masa campaign, Leads yang belum ditindaklanjuti (belum ada result) akan ditutup secara otomatis oleh system (force to Workload) ke Result dengan status Workload. User juga bisa melakukan force to workload secara manual di menu Sales> Sales>Force to Workload , walaupun masa campaign belum selesai, misalnya untuk keperluan pelaporan di tengah masa campaign, dsb. Status Leads di Workload pada akhir mas a campaign bisa ditindaklanjuti lagi di menu Sales>Lead from Workload dengan terlebih dahulu membuat Campaign baru. 3.4. Membuat Leads (Profiling) Membuat Leads (Leads Creation) adalah aktivitas untuk menghasilkan data prospek (Leads) melalui pencarian dan penyaringan (filtering) data customer yang sesuai (profiling) dengan target p emasaran / campaign perusahaan. User melakukan profiling data Customer untuk menghasilkan Leads di menu Sales> Leads Creation : Ref. Field Penjelasan fungsi Field 01 Questionnaire Pilih Questionnaire yang akan digunakan untuk melakukan profiling / filter terhadap customer 02 Source H1 H2 Pilih sumber database Customer Showroom (Penjualan) ASS (Bengkel) 03 Tanggal Lahir Input tanggal lahir customer yang ingin dicari (1 sd 31) 04 Bulan Lahir Input bulan lahir customer yang ingin dicari (1 sd 12) 05 Product Pilih jenis product yang pernah dibeli oleh customer (dari historical transaction) 06 Last Days Transaction Input jumlah hari pembelian terakhir customer (Kapan pembelian terakhir customer ke perusahaan). Contoh: jika ingin mencari customer yang melakukan pembelian terakhir ke perusahaan dalam 2 tahun terakhir, maka input 730 (365 x 2) hari. 13 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 14
33. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 33 of 34 Document Version 1 .2 Printed Ref. Field Penjelasan fungsi Field 12 Salesperson Nama Salesperson yang ditugaskan untuk follow - up Customer yang bersangkutan 13 Sales Team Nama Sales Team yang ditugaskan untuk follow - up Customer yang bersangkutan (biasanya adalah Sales Team - nya Salesperson yang ditunjuk) 14 Escalate Eskalasi ke Salesteam lain yang diatas (parent) 15 Tags Tagar (Hashtag) yang berhubungan dengan Lead ini 16 Internal Notes 17 Leads Berisi informasi Leads (lihat bagian Leads untuk detail). 18 MARK WON Tombol untuk menutup transaksi - Penjualan 19 MARK LOST Tombol untuk menutup transaksi - Gagal 20 Convert to Quotation Tombol untuk mengalihkan Opportunity ke Surat Penawaran (SPK) 1 3 4 5 2 6 9 10 12 13 14 15 16 17
20. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 20 of 34 Document Version 1 .2 Printed Ref. Field Penjelasan fungsi Field 36 Accounting Untuk mengi si data keperluan Accounting, tidak digunakan. Jika muncul di layar Anda, minta Administrator batasi di User Access. 37 Profiling Profile customer. Berisikan data customer yang berhasil dikumpulkan dan akan digunakan untuk aktivitas CRM . 38 Use a questionnaire Klik ini untuk memasukkan profiling (pertanyaan dan jawaban) customer dari kumpulan pertanyaan di questionnaire yang telah dibuat sebelumnya 39 Questionnaire Name Pilih nama questionnaire yang akan digunakan. Kosongkan jika ingin memilih langsung dari daftar pertanyaan (question) 40 Open Questionnaire Membuka dan melihat pertanyaan yang akan digunakan 41 Add an item Klik ini untuk memasukkan profiling (pertanyaan dan jawaban) customer dengan membua t pertanyaan dan jawaban baru (tidak mengambil dari questionnaire sebelumnya). 42 Created Date Tanggal pembuatan pertanyaan, otomatis by system 43 Question Isi pertanyaan yang akan dibuat 44 Answer Isi semua (kemungkinan) jawaban atas pertanyaan yang dibuat, atau kosongkan jika jawaban tersebut bersifat bebas. 48 49 50 51 52 53 54 55 37 38 41 40 39 42 43 44
25. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 25 of 34 Document Version 1 .2 Printed Ref. Field Penjelasan fungsi Field 07 Transaction Repetition H1 Input berapa kali transaksi customer dengan perusahaan di H1. Contoh: User ingin mencari customer yang telah melakukan 2 kali pembelian ke H1 perusahaan, maka User input dengan "2" 08 Transaction Repetition H2 Input berapa kali transaksi customer dengan perusahaan di H2. Contoh: User ingin mencari customer yang telah melakukan 2 kali pembelian ke H2 perusahaan, maka User input dengan "2" 09 Transaction Repetition H3 Input berapa kali transaksi customer dengan p erusahaan di H3. Contoh: User ingin mencari customer yang telah melakukan 2 kali pembelian ke H3 perusahaan, maka User input dengan "2" 10 Transaction Repetition H23 Input berapa kali transaksi customer dengan perusahaan di H23. Contoh: User ingin mencari customer yang telah melakukan 2 kali pembelian ke H23 perusahaan, maka User input dengan "2" 11 Type AND OR Pilih jenis hubungan /logika antara pertanyaan yang satu dengan berikutnya dalam membentuk profile customer yang diinginkan. Dan: pertanyaan berikutnya merupakan penambahan kondisi atas profile customer, sehingga profile customer yang dihasilkan akan menjadi lebih spesifik (sedikit, deduksi) Atau: pertanyaan berikutnya merupakan alternatif kondisi atas profile customer, sehingga profile custome r yang dihasilkan akan menjadi lebih luas (banyak, generalisasi) 12 Question Edit pertanyaan yang akan digunakan dalam profiling 13 Answer Pilih jawaban yang akan digunakan dalam profiling 14 Confirm Untuk mengkonfirmasi dan proses lanjut profiling / creation. Setelah confirm akan menghasilkan daftar customer yang dianggap Leads. Contoh pemakaian type hubungan atas pertanyaan di Leads Creation antara “AND” atau “OR” dengan dua kriteria: Agama Islam dan profesi Guru, sebagai berikut: Agama Islam DAN profesi Guru Agama Islam ATAU profesi Guru = Result = Result Hasil profiling akan dikeluarkan oleh system untuk direview sekali lagi oleh User. Dalam hal data customer hasil profiling telah sesuai dan akan dikonversi ke Leads, maka User melakukan pemilihan data customer dengan cara mencentang (tick) data customer (atau Select All dengan mencentang di header (6) ), klik “More” ( 7 ) dan pilih opsi “Convert to Lead” ( 8 ) .
3. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 3 of 34 Document Version 1 .2 Printed 1. Document Version and Authorization 4.2. Document Version Version Date Author Description 1.0 12 Agustus 2016 Livinus Draft, After UAT 4.3. Document Authorization Approved by, Approved by, [PIC TDM ] [Jabatan PIC TDM ] PT XYZ Hengky Project Manager Online Enterprise Dealership (One - D) Date : Date : Acknowledge d , Date :
12. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 12 of 34 Document Version 1 .2 Printed Ref. Field Penjelasan fungsi Field 18 Fax Nomor Fax 19 Save & Close Tombol untuk menyimpan dan keluar 20 Save & New Tombol untuk menyimpan dan mendaftarkan Salesperson berikutnya 21 Discard Link untuk membatalkan hasil inputan (keluar tanpa menyimpan) 22 Stages Menu untuk menentukan tahapan proses atas proses Leads dan/atau Opportunity Select Stages for this Sales Team Judul : Memilih tahapan (proses) untuk Sales Team 23 Add an item Link untuk menambah tahapan 24 Stage Name Nama Tahapan (Stages) 25 Usage Digunakan oleh Bisnis Unit H1, H23, atau H123 26 Probability (%) Pe rsentase keberhasilan masing - masing tahapan terhadap penjualan 27 Type Type Proses yang menggunakan tahapan ini 28 Notes Catatan tambahan atas Salesteam Pemilihan stages (tahapan) dan hasil untuk Salesteam baik proses kerja Leads maupun Opportunity disusun di Sales Team, mengikuti proses kerja yang seharusnya dilakukan sesuai karakteristik Customer yang dilayani. 2.3.4. Membuat Master Sales Person Salesperson baru didaftarkan di menu Sales Team, tab Team Members. Salesperson selalu menjadi bagian dari satu (atau lebih) Sales Team, terkait proses / tahapan CRM dan penjualan yang harus diikuti. 13 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 20 21
22. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 22 of 34 Document Version 1 .2 Printed 3.2. Edit Data Customer Duplikat (Deduplicate Customer ) Data cus tomer yang telah tercatat di system, seiring dengan perjalanan waktu, akan mengalami penambahan (enrichment) maupun data customer baru dari berbagai sumber. Penambahan data customer menimbulkan kemungkinan duplikasi atas data customer di CRM. Aplikasi CRM ini memiliki tools untuk membantu mengidentifikasi dan mengambil tindakan atas data customer yang duplikat. User bisa melakukan deduplikasi data di menu Sales>Tools>Deduplicate Data : Ref. Field Penjelasan fungsi Field 01 Merge with Manual Check Pilihan untuk m enggabungkan data duplikat dengan pemeriksaan manual 02 Merge Automatically Pilihan untuk m enggabungkan data duplikat secara otomatis 03 Merge Automatically all process Pilihan untuk m enggabungkan data duplikat di semua proses (tidak digunakan) 04 Cancel Membatalkan tindakan deduplikasi (keluar dari menu) Search duplicates based on duplicated data in Metode pencarian data duplikasi be rdasarkan kesamaan data di : (JIka beberapa field dipilih, maka system hanya akan mencari data yang sama di kesemua field yang dipilih (bukan salah satu). User juga bisa men - deduplikasi data berdasarkan field selain yang dibawah ini) 05 Email Alamat Email 0 6 Name Nama 07 Is Company Pelanggan dengan Perusahaan Pelanggan 08 VAT Kode PKP 09 Parent Company Digabung ke Induk Perusahaan Exclude contacts having Pengecualian atas Metode Pencarian diatas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 12 10 11
23. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 23 of 34 Document Version 1 .2 Printed Ref. Field Penjelasan fungsi Field 10 A user associated to the contact User (aplikasi) yang berhubungan dengan Pelanggan 11 Journal items associated to the contact Journal item yang berhubungan dengan Pelanggan Options Pilihan lainnya 1 2 Maximum of Group of Contacts Jumlah maksimum Pelanggan yang digabungkan 3.3. Membuat Campaign Campaign adalah kegiatan pemasaran atau penjualan yang bertujuan untuk menarik pelanggan. CRM dimulai dengan campaign yang dibuat oleh marketing / penjualan. User bisa membuat campaign yang menjadi dasar aktivitas CRM di menu Sales> Configuration > Leads & Op portunities>Campaigns : Detail field dan urutan input pembuatan master campaign sebagai berikut: Ref. Field Penjelasan fungsi Field 01 Campaign Name Isi nama campaign 02 Start Date Isi tanggal mulai berlaku campaign 03 End Date Isi tanggal berakhir campaign. Status Leads yang belum ditindaklanjuti (belum ada result) akan ditutup secara otomatis (force to Workload) pada tanggal akhir campaign oleh system 04 Type H1 H23 H123 Pilih peruntukan campaign Penjualan (Showroom) Bengkel (Services) Penjualan dan Bengkel (Showroom dan Services) 05 Active Centang untuk status aktif (bisa digunakan) atau tidak aktif (tidak bisa digunakan) 06 Valid Centang untuk status valid (masih dalam periode campaign) atau tidak aktif (tidak dalam period e campaign) 07 Sales Team Pilih sales team (default) untuk menangani campaign ini 1 2 3 4 5 6 7
14. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 14 of 34 Document Version 1 .2 Printed Ref. Field Penjelasan fungsi Field 01 Stage Name Nama tahapan (stages) 02 Sequence Nomor urut tahapan 03 Type Lead Opportunity Both Pilih tipe proses dimana tahapan itu digunakan Proses Leads Proses Opportunity Digunakan di dua proses: Leads dan Opportunity 04 Usage H1 H23 H123 Pilih bisnis unit dimana tahapan ini digunakan : Showroom (Penjualan Unit) After Sales (Bengkel) Kedua bisnis unit 05 Probability (%) Isi kemungkinan berhasil (menjadi sales) di tahap ini 06 Folded in Kanban View Check atau Un - check untuk memilih cara melihat tahapan di Kanban View: apakah tertutup atau terbuka 07 Change Probability Automatically Check atau Un - check untuk memilih perubahan probabilitas secara otomatis mengikuti perubahan tahapan (stages) 08 Default to New Sales Team Check atau Un - check untuk memilih apakah tahapan (stages) ini adalah tahapan default untuk semua Sales team yang didaftarkan 09 Requirements Isi detail / catatan tambahan atas tahapan Contoh: Tahapan (stages) yang didaftarkan oleh User yang harus dilakukan oleh salesteam adalah SMS, Call, dan Visit . 2. Menentukan Hasil (Result) atas Stages Setelah User membuat tahapan (stages) dalam CRM, maka berikutnya adalah menentukan hasil (Result) dari masing - masing tahapan tersebut. Menu untuk membuat hasil (result) dari tiap tahapan adalah Sales>Configuration>Leads & Opportunities>Stage . 1 2 6 4 5 3
2. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 2 of 34 Document Version 1 .2 Printed Daftar Isi DAFTAR ISI ................................ ................................ ................................ ................................ .................. 2 1. DOCUMENT VERSION AND AUTHORIZATION ................................ ................................ ................ 3 4.2. D OCUMENT V ERSION ................................ ................................ ................................ ....................... 3 4.3. D OCUMENT A UTHORIZATION ................................ ................................ ................................ ............. 3 2. PENGENALAN CRM SYSTE M ................................ ................................ ................................ ........... 4 2.1. G AMBARAN U MUM P ROSES CRM S YSTEM ................................ ................................ ........................ 4 2.2. T ERMINOLOGI DAN D EFINISI ................................ ................................ ................................ .............. 5 2.3. P ENGATURAN (S ETTING ) A WAL ................................ ................................ ................................ ......... 9 3. MENU CRM DAN PEMAKAI AN ................................ ................................ ................................ ........ 17 3.1. I NPUT C USTOMER B ARU ................................ ................................ ................................ ................. 17 3.2. E DIT D ATA C USTOMER D UPLIKAT (D EDUPLICATE C USTOMER ) ................................ ......................... 22 3.3. M EMBUAT C AMPAIGN ................................ ................................ ................................ ..................... 23 3.4. M EMBUAT L EADS (P ROFILING ) ................................ ................................ ................................ ........ 24 3.5. A KTIVITAS CRM (C ALLS DAN V ISIT ) ................................ ................................ ................................ 27 3.6. P ROSPEK (O PPORTUNITY ) ................................ ................................ ................................ .............. 32 4. LAPORAN DAN DASHBOAR D ................................ ................................ ................................ ........ 34 4.1. L APORAN ................................ ................................ ................................ ................................ ....... 34 4.2. D ASHBOARD ................................ ................................ ................................ ................................ .. 34 5. FREQUENTLY ASKED QUE STIONS (FAQ) ................................ ................................ .................... 34
31. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 31 of 34 Document Version 1 .2 Printed Ref. Field Penjelasan fungsi Field 17 Date Tanggal 18 Stage Tahapan / Stages CRM 19 Stage Result Hasil Stages 20 Stage Result Reason Alasan dari Hasil Stages 21 Extra Info Informasi tambahan atas Leads 22 Marketing Informasi yang berhubungan dengan Marketing 23 Campaign Pilih Jenis Campaign. Default adalah Campaign sesuai Profiling 24 Channel Pilih Channel dimana Leads ini diperoleh (terutama untuk Customer baru). 25 Source Pilih sumber database pelanggan (H1 atau H2). Secara default terisi berdasarkan jenis Campaign dimana profiling dilakukan. 26 Mailings Informasi pilihan Customer atas korespondensi 27 Opt - Out Pelanggan memilih untuk tidak menerima segala bentuk korespondensi 28 Bounce Informasi frekuensi email / korespondensi ditolak oleh Pelanggan 29 Assigned 30 Closed Informasi status korespondensi 31 Misc 32 Success Rate Tingkat taksiran % kesuksesan tahap ini untuk menjadi Sales 33 Active Status Leads 34 Referred By Pilih / Informasi nama Partner yang mereferensikan Pelanggan / Leads ini. 35 Convert to Opportunity Tombol untuk memindahkan Leads (langsung) ke Opportunity 36 Confirm to Next Process Tombol untuk memindahkan Leads ke Tahap / Stages selanjutnya: Call / Visit 37 Stage Result Pilih hasil (result) dari tahap ini 38 Stage Result Reason Pilih alasan (reason) dari hasil (result) Leads yang telah berhasil ditindaklanjuti dan dianggap prospek, dipindahkan ke tahap Opportunity (Convert to Opportunity) untuk proses Pre - Sales oleh salesperson. Dalam hal Leads ternyata tidak berhasil di - convert ke Opportunity, ditandai sebagai Lost dan di - id entifikasi permasalahannya, demikian juga dengan Leads yang masih belum dikerjakan (workload). 37 38
19. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 19 of 34 Document Version 1 .2 Printed Ref. Field Penjelasan fungsi Field 21 Internal Notes Tab untuk tambahan informasi atas customer 22 Sales & Purchases Tab untuk mendefinisikan aktivitas partner, terutama untuk penjualan dan pembelian dengan perusahaan 23 Salesperson Pilih nama salesperson yang menangani pelanggan ini. Nama salesperson ini yang akan dijadikan default salesperson yang akan menangani pelanggan ini dalam hal pelanggan ini merupakan Leads dalam proses Profiling / Leads Creation. 24 Sales Team Pilih sales team sesuai nama salesperson yang menangani pelanggan ini. Sales Team ini yang akan dijadikan default Sales Team yang akan menangani pelanggan ini dalam hal pelanggan ini merupakan Leads dalam proses Profiling / Leads Creation. 25 Partner Source Pilih asal pelanggan ini berdasarkan interaksi: di H1 atau H2 25 - B Cabang Asal Informasi cabang asal c ustomer (cabang dimana customer transaksi pertama kali) 26 Customer Centang untuk menandakan bahwa Partner ini adalah Pelanggan (Customer) 27 Supplier Centang untuk menandakan bahwa Partner ini adalah Supplier 28 Contact Reference Referensi korespondensi pelanggan (Nomor Surat, Email, dll) 29 Language Bahasa yang digunakan dalam korespondensi 30 Date Tanggal korespondensi 31 Active Centang untuk menandakan bahwa status Customer / Supplier masih aktif 32 Opt - Out Centang untuk menandakan ba hwa Customer memilih untuk tidak menerima kiriman Mailing List / Message dari kita (tidak tertarik) 33 Receive Inbox Notifications by Email Never All Messages Pilihan Customer dalam hal menerima email notifikasi dari perusahaan: Never: Customer tidak menginginkan email notifikasi dari perusahaan All Messages: Customer menginginkan email notifikasi dari perusahaan 13 1 6 17 18 19 14 15 20
21. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 21 of 34 Document Version 1 .2 Printed Ref. Field Penjelasan fungsi Field 45 Kartu Keluarga Tab untuk memasukkan informasi anggota keluarga customer yang ada di KK 46 Kartu Keluarga Pilih atau buat kartu keluarga baru 47 Create and Edit Membuat / mendaftarkan kartu keluarga baru 48 Nomor Kartu Keluarga Input nomor kartu keluarga Customer 49 Add an item Klik untuk menambah anggota keluarga di KK 50 Nama Input nama yang akan didaftarkan 51 Partner Pilih partner (dari system) yang sama dengan nama anggota keluarga yang didaftar 52 NIK Inpiut Nomor Induk Kependudukan 53 Tanggal Lahir Input tanggal lahir 54 Jenis Kelamin Pilih jenis kelamin anggota keluarga: Laki - laki / Perempuan 55 Status dalam Keluarga Pilih status dalam keluarga: Kepala Keluarga / Istri / Anak 56 Historical Transactions Informasi data transaksi historis Customer dengan perusahaan. Data transaksi ini bisa merupakan hasil update dari sistem back - end nya One - D, import dari sistem lain, ataupun di - input manual oleh User. 57 Transaction Date Tanggal transaksi 58 Product Product yang dibeli 59 Reference Nomor referensi transaksi 60 Nomor Mesin Nomor mesin sepeda motor 61 Nomor Chassis Nomor rangka sepeda motor 62 Nomor Polisi Nomor polisi sepeda motor Customer 63 Type Type transaksi pelanggan dengan bisnis unit perusahaan: H1 / H2 / H3 / KPB 64 Branch Cabang perusahaan dimana pelanggan melakukan transaksi 65 Amount Jumlah (rupiah) transaksi Data customer merupakan inti dari aplikasi CRM, semakin banyak dan akurat data pelanggan, maka akan semakin akurat dalam menghasilkan Leads / Prospek yang berguna bagi perusahaan. Data customer juga bisa di masukkan ke aplikasi CRM melalui data import atau metode upload data lainnya. 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65
30. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 30 of 34 Document Version 1 .2 Printed Hasil tindaklanjut tersebut dilaporkan dan diinput ke system dengan mengupdate data customer di Leads berdasarkan hasil yang diperoleh dalam tahapan Calls maupun Visit. Update data customer di Leads sebagai berikut: Ref. Field Penjelasan fungsi Field 01 Subject Subject atas Campaign, Contoh: Periode untuk Campaign KPB 02 Company Name Nama perusahaan pelanggan 03 Customer Nama pelanggan 04 Address Alamat pelanggan 05 Contact Name Nama kontak (pribadi) jika pelanggan adalah badan usaha 06 Email Alamat email pelanggan 07 Function Fungsi Lead dalam pekerjaannya / bidangnya 08 Phone Nomor telepon pelanggan 09 Mobile Nomor HP pelanggan 10 Fax Nomor faximile pelanggan 11 Salesperson Nama Salesperson yang ditugaskan untuk follow - up Customer yang bersangkutan 12 Sales Team Nama Sales Team yang ditugaskan untuk follow - up Customer yang bersangkutan (biasanya adalah Sales Team - nya Salesperson yang ditunjuk) 13 Priority Tingkat prioritas Lead ini. Level prioritas dibagi menjadi 4 bintang, berturut - turut dari dari yang terkecil (bintang 1) adalah Low, Normal, High, dan Very High. 14 Tags Tagar (Hashtag) yang berhubungan dengan Lead ini 15 Internal Notes Catatan tambahan atas Leads 16 Niguri Pipeline Informasi tahapan (stages) dan Hasil (result) dari proses CRM yang telah dilakukan terhadap Leads 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 23 24 25 32 33 34 27 28 29 30 36 35
11. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 11 of 34 Document Version 1 .2 Printed Proses (urutan kerja) input pembuatan Sales Team sebagai berikut: Ref. Field Penjelasan fungsi Field 01 Sales Team Isi nama tim penjualan yang diinginkan 02 Fitur ( Boolean ) Leads Opportunities Quotation Pilih fitur yang bisa digunakan oleh tim penjualan ini: Melihat dan proses Leads Melihat dan proses Opportunity Melihat dan proses Quotation (SPK) 03 Team Leader Pilih pimpinan (coordinator) tim penjualan 04 Code Isi kode tim penjualan yang ingin digunakan 05 Invoice Target Isi dengan jumlah target yang dibebankan ke Salesteam 06 Invoice Forecast Isi dengan jumlah forecast atas Salesteam 07 Parent Team Pilih Salesteam yang membawahi (parent) Salesteam 08 Reassign Escalated Pilih (tick) jika Salesteam ini bis a diberikan transaksi (Leads/Opportunity/Claim/Helpdsk) langsung dari Salesperson lain tanpa melewati Team Leader Salesperson tersebut. 09 Active Pilih (tick) untuk mengaktifkan Salesteam, dan sebaliknya. 10 Team Members Tab untuk m enambahkan anggota (salesman) ke dalam tim 11 Add an item Untuk menambah Salesperson yang menjadi anggota Tim 12 Create Untuk mendaftarkan Salesperson baru yang menjadi anggota Tim 13 Name Nama Salesperson 14 Email Address Alamat email Salesperson 15 Access Rights Hak Akses terhadap menu di system 16 Phone Nomor Telepon 17 Mobile Nomor HP / Mobile phone 1 2 3 4 5 6 7 8 9 24 25 26 27
29. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 29 of 34 Document Version 1 .2 Printed Ref. Field Penjelasan fungsi Field 11 Meeting Subject Isi Subject Meeting 12 Attendees Isi pihak yang diundang untuk menghadiri pertemuan (alamat Email) 13 Meeting Details Tab detail informasi pertemuan 14 Starting At Tanggal dan jam mulai 15 Ending at Tanggal dan jam selesai 16 All Day Check jika pertemuan ini berlangsung sepanjang hari 17 Tags Pilih tagar (hashtag) yang berhubungan dengan pertemuan ini 18 Reminders Pasang pengingat (reminder) untuk pertemuan ini 19 Location Isi lokasi pertemuan 20 Description Catatan tambahan atas pertemuan 21 Options Pilihan lain atas event / meeting 22 Recurrent Centang apakah pertemuan ini berulang (dimasa yang akan datang) 23 Privacy Public Private Public for Employees Pilih status keterbukaan pertemuan Bisa dilihat semua orang Hanya bisa dilihat sendiri Bisa dilihat semua karyawan / kolega 27 Show Time as Busy Free Pilih status ketersediaan (availability) di kalender Munculkan jadwal pertemuan di kalender sebagai "sibuk" Munculkan jadwal pertemuan di kalender sebagai "tersedia" 30 Invitations Pihak - pihak yang diundang untuk menghadiri 31 Send Mail Tombol untuk mengirimkan Email 32 Contact Pilih nama contact 33 Status Status pengiriman 34 Email Alamat Email contact 35 Miscellaneous Informasi lainnya 36 Owner Informasi pemilik agenda 21 22 23 27 30
18. motopod.id USER MANUAL Project Online Enterprise - Dealer Author Livinus Document Status Final File Name User Manual - OneD - Marketing - CRM v1.0 Customer Relationship Management System Page 18 of 34 Document Version 1 .2 Printed Anda bisa melengkapi data customer kapan pun, kecuali yang diminta mandatory (field warna biru) oleh system, dengan mengisi field - field berikut ini: Ref. Field Penjelasan fungsi Field 01 (Is a Company?) Tick jika customer yang didaftarkan berbadan usaha (bukan perorangan) 02 Name Isi nama customer 03 Company Pilih nama perusahaan tempat customer bekerja (jika customer yang didaftar adalah perorangan) 04 Tags Pilih tagar (hashtag) yang akan identik dengan customer 05 Address Isi alamat customer. Untuk CRM dengan fitur GIS, maka alamat ini akan menjadi referensi untuk pencarian koordinat di GIS 06 Website Isi alamat website customer 07 Job Position Isi posisi / jabatan customer di perusahaan / wiraswasta 08 Phone Isi nomor telepon 09 Mobile Isi nomor HP / Mobile phone 10 Fax Isi nomor faximile 11 Email Isi alamat email Customer 12 Title Pilih gelar / sebutan untuk Customer 13 Contacts Tab untuk mengisi / pilih customer pribadi yang menjadi kontak untuk mewakili perusahaan (Jika Customer adalah Company / Perusahaan) 14 Name Isi nama customer wakil perusahaan 15 Tags Pilih tagar (hashtag) yang akan identik dengan customer 16 Job Position Isi posisi / jabatan customer di perusahaan / wiraswasta 17 Email Isi alamat email Customer 18 Phone Isi nomor telepon 19 Mobile Isi nomor HP / Mobile phone 20 Address Isi alamat customer. Untuk CRM dengan fitur GIS, maka alamat ini akan menjadi referensi untuk pencarian koordinat di GIS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 21 22 23 24 25 25B 28 29 30 26 27 31 32 33 37 36 45
Views
- 1627 Total Views
- 1168 Website Views
- 459 Embeded Views
Actions
- 0 Social Shares
- 0 Likes
- 0 Dislikes
- 0 Comments
Share count
- 0 Facebook
- 0 Twitter
- 0 LinkedIn
- 0 Google+
-
Cash Management
1850 Views . -
Pengenalan System Oned
1477 Views . -
Setting Printer dan Hasil Cetakan
1393 Views . -
Permohonan Faktur dan Proses STNK BPKB
7113 Views . -
Procure to Pay (Proses Pembelian Unit)
1873 Views . -
Purchase Return (Retur Pembelian)
1957 Views . -
Sales Order (Proses Penjualan Unit)
3065 Views . -
Sales Return (Retur Penjualan)
1903 Views . -
Sales Order (Penjualan Sparepart)
2219 Views . -
Work Order (Pekerjaan Bengkel)
6058 Views . -
Asset & Prepaid Management 1.1.1
1941 Views .
-
Permohonan Faktur dan Proses STNK BPKB
7113 Views . -
Work Order (Pekerjaan Bengkel)
6058 Views . -
Sales Order (Proses Penjualan Unit)
3065 Views . -
Sales Order (Penjualan Sparepart)
2219 Views . -
Dealer Sales Order & Pelunasan Fincoy
1988 Views . -
Purchase Return (Retur Pembelian)
1957 Views . -
Asset & Prepaid Management 1.1.1
1941 Views . -
Sales Return (Retur Penjualan)
1903 Views . -
Procure to Pay (Proses Pembelian Unit)
1873 Views . -
Cash Management
1850 Views . -
Pengenalan System Oned
1477 Views . -
Unit
1413 Views . -
Setting Printer dan Hasil Cetakan
1393 Views . -
Form SA dan Work Order
1393 Views . -
Financial Management
1325 Views . -
Simpin
1294 Views . -
Workshop & Finance
1207 Views . -
Closing Kasir Harian
1179 Views .