1. ONE-D Sales Order (Penjualan Sparepart) Buku Panduan motopod 2016

31. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 31 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 31 of 53 Document Version 2 .0 Printed 21 22 23

39. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 39 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 39 of 53 Document Version 2 .0 Printed 7.2. Approval Sales Order (SO) Pejabat yang ditunjuk di Approval Matrix untuk melakukan approval atas SO, atas pengajuan item berikut: - Diskon - TOP - Plafond Pejabat Approver bisa melakukan approval, ataupun menolak / reject atas SO yang diajukan. Approver bisa memberikan alasan penolakan dan instruksi untuk revisi ataupun menolak penuh transaksi yang bersangkutan.

5. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 5 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 5 of 53 Document Version 2 .0 Printed 2. Transaksi dan Tujuan Modul 2.1. Gambaran Umum Proses Penjualan Sparepart Modul Sales Order Sparepart merupakan perluasan dari Modul Sales Order Unit, digunakan untuk memproses penjualan sparepart dan oli ke Pelanggan. Modul ini mensyaratkan setting master dan data paling komprehensif, selain Accounting, untuk berjalan dengan efektif. Adapun gambaran umum dari Tahapan Penjualan Sparepart adalah sebagai berikut:

51. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 51 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 51 of 53 Document Version 2 .0 Printed Note : Record OR yang dapat digabungkan (Merge Vouchers) hanya yang memiliki Partner yang sama. Record OR lama akan berstatus Cancelled dan akan muncul 1 record baru dengan status draft sebagai berikut: Jika dibuka, record OR baru yang terbentuk dari hasil Merge Vouchers akan memiliki detail data record-record OR yang digabungkan sebagai berikut:

52. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 52 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 52 of 53 Document Version 2 .0 Printed ADH kemudian melakukan penagihan/klaim program subsidi / subsidi barang bonus atas OR yang telah berstatus Posted ke pihak-pihak terkait, sehingga ADH dapat melakukan control terhadap piutang klaim dengan cara melihat status dari Other Receivable: o Draft : Status untuk OR belum diproses / diklaim ke pihak terkait o Posted : Status untuk OR yang telah diproses / diklaim ke pihak terkait o Cancelled : Status untuk OR yang dibatalkan atau digabungkan

53. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 53 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 53 of 53 Document Version 2 .0 Printed 10.3. Pembayaran Subsidi Program Bengkel Pembayaran Subsidi Program Penjualan Sparepart dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu: 1. Pembayaran Subsidi Program by Cash / Bank Atas pembayaran subsidi Program Bengkel, pihak yang berkontribusi bisa melakukan pembayaran via Tunai / Bank, dan ADH bisa monitor penerimaan tersebut di Rekening Koran atau Laporan Penerimaan Harian Kasir. 2. Pembayaran Subsidi Program by Diskon Pembelian Cara pembayaran subsidi Program Bengkel lainnya dari Main Dealer adalah via diskon pembelian. ADH bisa monitor penerimaan diskon tersebut di Laporan Diskon Pembelian yang dihasilkan oleh system pada saat pencatatan diskon Pembelian. 10.4. Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas / Bank Harian Atas setiap transaksi penerimaan maupun pengeluaran yang dilakukan oleh Kasir, ADH (atau Pejabat yang ditunjuk) bisa melihat Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Harian dari seluruh sumber penerimaan dan pengeluaran yang ada di system. Modul ini akan dibahas khusus di ‘User Manual Cash Management’.

21. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 21 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 21 of 53 Document Version 2 .0 Printed melakukan pendataan Order Customer di Sales Order. Proses pendataan Sales Order Hotline dapat dilihat pada point 7.1. Create Sales Order (SO) . Note: Untuk Order Hotline, Type Transaksi yang dipilih pada Sales Order adalah “Hotline”, dan proses pembuatan Sales Order dilakukan sampai tahap Approval. Tombol ‘Confirm Sale’ ditekan setelah barang yang dipesan oleh customer sudah tersedia di stock (Ready For Sale) dan Customer setuju untuk melanjutkan pesanan. Frontdesk print Sales Order Hotline dan mengarahkan pelanggan ke Kasir untuk melakukan pembayaran (titipan) Hotline Order. 5.2.1. Advance Receipt / Titipan Kasir melakukan input penerimaan pembayaran (titipan) Hotline Order dari Pelanggan pada Sub Menu Advance Receipt / Titipan berdasarkan Data Sales Order yang telah di-input sebelumnya.

30. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 30 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 30 of 53 Document Version 2 .0 Printed [j] Ketentuan yang mengatur mengenai Tata Cara pemasukan dan pengeluaran barang ke dan dari kawasan yang telah ditunjuk sebagai kawasan perdagangan bebas dan pelabuhan bebas. 08 : Digunakan untuk penyerahan BKP dan/atau JKP yang mendapat fasilitas dibebaskan dari pengenaan PPN (Pajak Pertambahan Nilai). Kode ini digunakan atas penyerahan yang mendapat fasilitas dibebaskan dari pengenaan PPN, berdasarkan peraturan khusus yang berlaku antara lain : [a] Ketentuan yang mengatur mengenai Impor dan/atau Penyerahan Barang Kena Pajak Tertentu dan/atau Penyerahan Jasa Kena Pajak Tertentu yang Dibebaskan dari Pengenaan Pajak Pertambahan Nilai. [b] Ketentuan yang mengatur mengenai Impor dan/atau Penyerahan Barang Kena Pajak Tertentu yang Bersifat Strategis yang Dibebaskan dari Pengenaan Pajak Pertambahan Nilai. [c] Ketentuan yang mengatur mengenai pemberian pembebasan Pajak Pertambahan Nilai dan/atau Pajak Penjualan atas Barang Mewah kepada Perwakilan Negara Asing dan Badan Internasional serta pejabatnya. 09 : Digunakan untuk penyerahan Aktiva Pasal 16D yang PPN-nya dipungut oleh PKP Penjual yang melakukan penyerahan BKP

40. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 40 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 40 of 53 Document Version 2 .0 Printed 7.3. Confirm SO Jika SO telah diapprove oleh Approver, Frontdesk bisa melakukan Posting (Confirm Sale) atas SO, yang berarti SO telah final dan Invoice telah ter-create. Posting SO juga otomatis membuat Nota Suku Cadang (NSC). 8. Pembayaran Pelanggan Frontdesk harus meminta Pelanggan melakukan pembayaran sebelum penyerahan barang dilakukan, kecuali untuk tipe SO dengan TOP. Kasir melakukan input penerimaan pembayaran dari Pelanggan untuk pelunasan atas NSC yang terbentuk. Pembayaran pelanggan bisa dilakukan sebelum SO dibuat (Titipan. Cth: DP Hotline) seperti yang telah dijelaskan sebelumnya ataupun setelah SO dibuat (Pelunasan). Pembayaran yang diterima sebagai titipan harus di- settle ke Pemotongan Piutang (AR) yang terbentuk. Pemotongan Piutang (AR) dapat dilakukan melalui Workshop>Workshop>Customer Payment atau dapat juga melalui Finance>Cash Management>Incoming>Customer Payment. Gambar dibawah menampilkan menu dan detail field yang ada di Sub-Menu Customer Payment beserta tahapan pengisiannya.

50. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 50 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 50 of 53 Document Version 2 .0 Printed Pilih Nomor Other receivable yang hendak disesuaikan nilainya dengan cara klik pada lines Record yang dipilih. Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Memo Nomor DSO dan Nomor Mesin yang mendasari terbentuknya Other receivable 02 Validate Tombol untuk konfirmasi (posting) data Other Receivable 03 Print Kwitansi Jika penagihan membutuhkan kwitansi maka tekan tombol print kwitansi untuk mencetak kwitansi Beberapa record Other Receivable (OR) dapat digabungkan (merge) menjadi 1 record dengan cara memilih (Checklist) record-record OR yang hendak digabungkan>More>Merge Vouchers>Merge Vouchers . Record OR yang dapat digabungkan hanya record dengan partner yang sama dan masih berstatus draft . 02 01

9. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 9 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 9 of 53 Document Version 2 .0 Printed 2. Master Matrix Approval Matrix approval adalah setting data User (Group) yang ditunjuk untuk melakukan approval atas jenis dan jumlah transaksi tertentu, dengan tambahan kombinasi (matrix) sebagai berikut: Matrix approval yang berdasarkan jumlah (Contoh: diskon, biaya) bisa dibuat berjenjang berdasarkan kebijakan perusahaan. Contoh: Penerapan Matrix approval diskon seperti ilustrasi diatas adalah:  Diskon Rp 300.000,- approvernya adalah Kepala Bengkel  Diskon Rp 400.000,- approvernya adalah Service Manager, Kepala Bengkel bisa melakukan approve tetapi tidak wajib dan tidak final (bersifat menguatkan: mengetahui / menyetujui); Service Manager bisa langsung melakukan approval yang final tanpa perlu menunggu approval Kepala Bengkel Diskon Rp 1.500.000,- approvernya adalah Direksi; yang lain bersifat menguatkan: mengetahui / menyetujui; Direksi bisa langsung melakukan approval tanpa perlu menunggu pejabat yang dibawahnya. 3. Plafond Pelanggan (GC) Kepala Bengkel, dengan persetujuan pejabat berwenang, menentukan jumlah plafond masing-masing Pelanggan di system berdasarkan analisa kredit ataupun pertimbangan lainnya. Jumlah plafond masing-masing pelanggan menentukan jumlah pembelian yang bisa dilakukan di perusahaan, Saldo Plafond diukur dari Total Plafond dikurangi Saldo Piutang. 4. Register Kwitansi Kwitansi adalah bukti yang sah atas penerimaan sejumlah uang oleh perusahaan dari pihak tertentu. Bagi Pelanggan, Kwitansi merupakan bukti bahwa pembayaran mereka telah diterima dengan baik oleh perusahaan, dan oleh karena itu menjadi bukti yang sah jika terdapat perselisihan di kemudian hari.

47. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 47 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 47 of 53 Document Version 2 .0 Printed 06 Post Tekan tombol Post untuk mengkonfirmasi pengeluaran barang. Note : Setelah tombol post ditekan, secara otomatis sistem akan membentuk jurnal pengeluaran barang dan khusus untuk Packing yang dilakukan secara Partial (sebagian), sistem juga akan membentuk record OOS Back Order jika masih ada barang dari source SO yang sama yang belum dikirimkan. 9.1. Penyerahan Part ke Frontdesk Partman / Bagian Gudang kemudian mencetak BAST dengan cara menekan tombol Print>BAST dan menyerahkan Part / Oli / Aksesoris yang telah dikeluarkan ke Frontdesk. Frontdesk meminta tandatangan Pelanggan di BAST setelah Sparepart diserahkan ke Pelanggan sebagai bukti barang telah diterima dengan baik dan lengkap oleh Pelanggan. 10. Penyerahan Barang ke Pelanggan 9.1. SO dengan TOP Dalam hal SO Part ke Pelanggan diberikan TOP, maka Frontdesk di-ijinkan untuk menyerahkan Part / Oli langsung ke Pelanggan tanpa perlu pembayaran. Penagihan ke Pelanggan akan dilakukan pada saat Piutang akan jatuh tempo, sesuai TOP yang diberikan di SO. 9.1.1. Request Payment Term Jika terdapat perubahan (Penambahan) Payment Term / TOP yang diberikan ke customer, ADH dapat mengajukan perubahan payment term untuk customer yang bersangkutan melalui Workshop>Workshop>Request Payment Term . Perubahan Payment term ini dilakukan sebelum SO dibuat oleh Frontdesk.

49. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 49 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 49 of 53 Document Version 2 .0 Printed Setelah Request Payment Term di- approve oleh pejabat yang berwenang, maka pada saat pembuatan SO akan muncul Payment Term Baru untuk Customer tersebut. 9.2. Penyerahan Motor ke Pelanggan Penyerahan Barang ke Pelanggan bisa dilakukan jika: 1. SO / Invoice telah dilunasi oleh Pelanggan dengan menunjukkan Kwitansi Resmi dari Kasir; atau 2. SO / Invoice dengan tipe TOP (tanpa perlu pembayaran Pelanggan didepan) 11. Administrasi Post-Sales 10.1. Penagihan Piutang SO tipe TOP Pada saat SO, untuk tipe Penjualan Sparepart dengan TOP, sistem akan mencatat ada tagihan ke Pelanggan. Sesuai dengan TOP tersebut, Frontdesk / ADH menagih piutang bengkel tersebut ke Pelanggan. Daftar Piutang dapat dilihat melalui Workshop>Report>Laporan Piutang . 10.2. Penagihan Subsidi Program Penjualan Pada saat SO dibuat, jika terdapat Program Subsidi atau Subsidi Barang Bonus, maka One-D akan mencatat ada tagihan ke pihak yang ikut kontribusi: AHM/MD, Finco dan Pihak Lainnya. One-D juga akan membentuk record Other Receivable secara otomatis untuk mencatat Piutang ke pihak yang ikut berkontribusi tersebut. Record Other Receivable yang terbentuk masih berstatus Draft yang berarti record tersebut masih dapat diubah/disesuaikan. Untuk masuk ke Sub Menu Other Receivable dapat melalui Finance > Cash Management > Incoming > Other Receivable . Untuk lebih memudahkan dalam memantau record Other Receivable yang terbentuk, ADH dapat mengelompokan Record berdasarkan Jurnal dengan cara klik Group By>Jurnal.

29. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 29 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 29 of 53 Document Version 2 .0 Printed Pemerintah (DTP), berdasarkan peraturan khusus yang berlaku, antara lain : [a] Ketentuan yang mengatur mengenai Bea Masuk, Bea Masuk Tambahan, Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Penjualan atas Barang Mewah dan Pajak Penghasilan Dalam Rangka Pelaksanaan Proyek Pemerintah Yang Dibiayai Dengan Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri. [b] Ketentuan yang mengatur mengenai Perlakuan Perpajakan bagi Pengusaha Kena Pajak Berstatus Entrepot Produksi Tujuan Ekspor (EPTE) Dan Perusahaan Pengolahan Di Kawasan Berikat (KB). [c] Ketentuan yang mengatur mengenai Tempat Penimbunan Berikat. [d] Ketentuan yang mengatur mengenai Perlakuan Perpajakan di Kawasan Pengembangan Ekonomi Terpadu. [e] Ketentuan yang mengatur mengenai Perlakuan Pajak Pertambahan Nilai atas Penyerahan Avtur Untuk Keperluan Penerbangan Internasional. [f] Ketentuan yang mengatur mengenai Toko Bebas Bea. [g] Ketentuan yang mengatur mengenai Pajak Pertambahan Nilai (PPN) Ditanggung Pemerintah Atas Penyerahan Bahan Bakar Nabati Di Dalam Negeri [h] Ketentuan yang mengatur mengenai Perlakuan Kepabeanan, Perpajakan, dan Cukai serta pengawasan atas dan pengeluaran barang ke dan dari serta berada di kawasan yang telah ditunjuk sebagai kawasan perdagangan bebas dan pelabuhan bebas. [i] Ketentuan yang mengatur mengenai Tata cara pengawasan, pengadministrasian, pembayaran, serta pelunasan PPN dan/atau PPnBM atas pengeluaran dan/atau penyerahan BKP dan/atau JKP dari kawasan bebas ke tempat lain dalam daerah pabean dan pemasukan dan/atau penyerahan BKP dan/atau JKP dari tempat lain dalam daerah pabean ke kawasan bebas.

11. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 11 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 11 of 53 Document Version 2 .0 Printed konsumen, atau diperkenankan untuk lebih kecil dari yang di-set di Program Penjualan Sparepart, tergantung kesepakatan dengan konsumen. e. Instansi Untuk menentukan pihak tertentu (AHM/MD) yang bekerjasama di Program Penjualan Sparepart. f. Tipe Barang Menentukan tipe barang (tertentu) yang bisa mengikuti Program Penjualan Sparepart. g. Status Eksklusifitas Program Menentukan apakah Program Penjualan Sparepart yang berjalan bisa digabungkan dengan Program yang lain pada periode program yang sama. h. Pelanggan Sasaran Program Menentukan Pelanggan yang bisa ikut Program Penjualan Sparepart: Member Only (Pemegang Kartu) atau Semua Pelanggan. Adapun jenis program penjualan yang dikenal saat ini adalah sebagai berikut: 1. Program Subsidi 2. Program Hadiah Barang 3. Diskon Langsung Program Penjualan Sparepart ini adalah Program klasik yang efektif, berupa pemberian diskon langsung ke konsumen. Yang perlu diperhatikan disini adalah jumlah diskon yang diberikan ke Pelanggan sepenuhnya menjadi beban dealer/perusahaan. 4.1. Program Subsidi Program Subsidi adalah jenis Program Penjualan Sparepart yang umumnya merupakan Program mandatory dari AHM/MD. Di Program Subsidi ini User bisa input beban diskon masing-masing pihak yang ikut kontribusi di Program Penjualan Sparepart, terdiri dari Beban AHM, MD, Dealer (perusahaan), Finco, dan Pihak Lainnya yang secara total membentuk jumlah diskon yang diberikan ke konsumen. User juga bisa mengatur pengakuan piutang klaim ke pihak-pihak yang berkontribusi di atas pada saat Invoice. Master Program Subsidi dapat diakses melalui Workshop > Configuration > Program Subsidi . Berikut adalah gambar pembuatan Master Program Subsidi berikut tahapannya.

28. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 28 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 28 of 53 Document Version 2 .0 Printed termasuk perusahaan yang tunduk terhadap Kontrak Karya Pertambangan yang di dalam kontrak tersebut secara lex specialist ditunjuk sebagai Pemungut PPN. 04 : Digunakan untuk penyerahan BKP dan atau JKP yang menggunakan DPP (Dasar Pengenaan Pajak) Nilai Lain yang PPN-nya dipungut oleh PKP (Pengusaha Kena Pajak) Penjual yang melakukan penyerahan BKP dan atau JKP. 05 : Kode ini tidak dapat digunakan lagi. 06 : Digunakan untuk penyerahan Lainnya yang PPN-nya dipungut oleh PKP Penjual yang melakukan penyerahan BKP dan atau JKP, dan penyerahan kepada orang pribadi pemegang paspor luar negeri (turis asing) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 E Undang-Undang Nomor 42 Tahun 2009 Tentang PPN dan PPnBM. Kode ini digunakan atas penyerahan BKP dan/atau JKP selain jenis penyerahan pada kode 01 sampai dengan kode 04 dan penyerahan BKP kepada orang pribadi pemegang paspor luar negeri (turis asing), antara lain: a] Penyerahan yang menggunakan tarif selain 10%, contohnya penyerahan JKP di bidang pertambangan yang bersifat lex specialis, yang terutang Pajak Penjualan dengan tarif 5%. [b] Penyerahan hasil tembakau yang dibuat didalam negeri oleh Pengusaha Pabrik hasil tembakau atau hasil tembakau yang dibuat di luar negeri oleh importir hasil tembakau dengan mengacu pada ketentuan yang diatur dalam Keputusan Menteri Keuangan Nomor 62/KMK.03/2002 tentang Dasar Penghitungan, Pemungutan dan Penyetoran Pajak Pertambahan Nilai atas Penyerahan Hasil Tembakau. [c] Penyerahan BKP kepada orang pribadi pemegang paspor luar negeri (turis asing) oleh PKP toko retail yang ditunjuk, terkait dengan penerbitan Faktur Pajak Khusus. 07 : Digunakan untuk penyerahan BKP dan/atau JKP yang mendapat fasilitas PPN Tidak Dipungut atau Ditanggung Pemerintah (DTP). Kode ini digunakan atas penyerahan yang mendapat fasilitas PPN Tidak Dipungut atau Ditanggung

46. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 46 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 46 of 53 Document Version 2 .0 Printed  Transfered : Barang sudah dikeluarkan / dikirim ke pelanggan ( packing ) 03 Products Detail barang yang akan dikeluarkan / dikirim ke pelanggan berdasarkan barang yang dipesan pada WO, dimana terdiri dari:  Product Part / Oli / Aksesoris  Product Barang Hadiah Setelah tombol Packing ditekan, akan muncul gambar sebagai berikut: Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 04 Packing Line Detail Barang yang dipacking / akan dikeluarkan. Packing dapat dilakukan secara partial (lebih dari 1 record Packing). Untuk menghapus barang yang belum mau dikeluarkan dari packing line, user dapat menekan tombol 05 Data Ekspedisi Record Packing dapat di- edit untuk melengkapi data ekspedisi (jika ada) 06 05 04

25. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 25 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 25 of 53 Document Version 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 19 WO/SO Reference Detail WO/SO yang menjadi referensi jumlah titipan Hotline 20 WO/SO Percentage Persentase nominal dari nilai total WO/SO yang menjadi referensi Hotline 21 Uang Muka WO/SO Nominal titipan yang terbentuk dari hasil perhitungan persentase nilai WO/SO yang menjadi referensi Setelah input Penerimaan Titipan atas DP Hotline dilakukan sesuai dengan jumlah yang dibayar oleh Pelanggan, Kasir wajib mencetak Kwitansi atas penerimaan tersebut dan menyerahkan Kwitansi tersebut ke Pelanggan. Pembayaran Pelanggan akan menjadi dasar untuk pembuatan WO, terutama WO tipe Bukan TOP. Kwitansi juga sebagai bukti pembayaran atas Hotline Order, yang wajib dibawa oleh Pelanggan pada saat pengambilan barang Hotline sebagai bukti pemesanan dan pembayaran. 6. Input Data Pelanggan Jika pelanggan menyetujui taksiran harga Sparepart yang dibutuhkan, maka SA akan meneruskan ke frontdesk untuk pendaftaran Pelanggan dan pembuatan Sales Order (SO). Frontdesk melakukan input data Pelanggan ke sistem (Create Data Customer). Beberapa data Pelanggan yang harus sudah teridentifikasi antara lain untuk kepentingan pelaporan perpajakannya (NPWP dan Status PKP). Untuk Pelanggan yang sebelumnya pernah melakukan transaksi di Cabang yang sama, maka data Pelanggan tidak perlu diinput ulang, cukup menggunakan data pelanggan (Customer data) yang telah diinput sebelumnya. Di One-D, pencarian Customer Data bisa menggunakan Nama, Nomor Mesin, Nomor KTP, dll. Sedangkan untuk pelanggan yang benar-benar baru (Customer Data tidak ada), Frontdesk harus melakukan input data Pelanggan ke sistem (Create Customer). Penginputan data Pelanggan ke sistem dapat dilakukan melalui Workshop>Workshop>Customers. Gambar dibawah menampilkan menu dan detail field yang ada di Sub-Menu Customers beserta tahapan pengisiannya.

44. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 44 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 44 of 53 Document Version 2 .0 Printed Dalam hal muncul Difference Amount, maka akan muncul kolom konfirmasi perlakuan terhadap nominal selisih yang timbul : Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 39 Payment Difference Pilihan Perlakuan terhadap Selisih:  Reconcile Payment Balance : merekonsiliasi selisih ke reconcile Account  Keep Open : Membiarkan selisih tetap di berada di Account Piutang 40 Reconcile Account Account yang dipilih untuk merekonsiliasi selisih penerimaan 41 Reconcile Comment Keterangan yang harus diberikan jika memilih untuk merekonsiliasi selisih penerimaan (Reconcile Payment Balance) 9. Supply Part Partman menyiapkan pengeluaran barang yang dipesan berdasarkan Sales Order (SO) yang dibuat oleh Frontdesk. Pengeluaran Barang dapat dilakukan melalui Sub Menu On Outgoing Shipment atau dengan menekan tombol Supply Products. Record On Outgoing Shipment (OOS) akan muncul otomatis berdasarkan barang yang dipesan pada Sales Order. Partman hanya perlu memilih record OOS yang berstatus Ready To Transfer. Gambar dibawah menampilkan menu dan detail field yang ada di Sub-Menu On Outgoing Shipment beserta tahapan pengisiannya. 39 40 41

45. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 45 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 45 of 53 Document Version 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Tombol Perintah  Edit : Tombol untuk mengubah data pada record OOS  Recheck Availability : Tombol untuk mengecek ketersediaan stock barang yang dipesan. Partman perlu terlebih dahulu menyesuaikan Gudang lokasi penyimpanan barang (Source Location) sebelum menekan tombol Recheck Availability.  Print Picking List : Tombol untuk mencetak bukti pengambilan barang di gudang  Packing : Tombol untuk masuk ke layar pengeluaran barang dari Gudang  Reverse Transfer : Tombol untuk membatalkan pengeluaran barang / mengembalikan barang yang telah di- Packing ke gudang 02 Status Status OOS terdiri dari:  Draft : Record masih dalam posisi draft  Waiting availability : Barang belum diperiksa ketersediaannya  Partialy avalilable : Barang tersedia sebagian  Ready to transfer : Barang siap dikeluarkan / dikirim ke pelanggan ( packing ) 01 02

10. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 10 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 10 of 53 Document Version 2 .0 Printed Oleh karena sifatnya tersebut, distribusi dan penggunaan dokumen Kwitansi perlu dimonitor penggunaannya via sistem. Modul ini diperuntukan untuk pengendalian dan monitoring Kwitansi terkait tujuan tersebut. Nomor Pre-printed yang ada di dokumen fisik Kwitansi di-register di Modul ini, untuk kemudian di-distribusikan ke Kasir oleh Finance HO dan dimonitoring serta dipertanggungjawabkan penggunaannya. Proses registrasi dan kontrol atas Kwitansi akan dibahas lebih lanjut di modul Cash Management. 3.2. Menerima dan Membuat Service Program Kepala Bengkel menerima surat Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) Program Penjualan Sparepart dari Main Dealer (MD), sebagai salah satu dasar untuk pembuatan Program Penjualan Sparepart. Kepala Bengkel juga bisa membuat Program Penjualan Sparepart bersama dengan pihak lain atau juga membuat Program Penjualan Sparepart Internal (cabang). Hasil rumusan Program Penjualan Sparepart (Juklak) yang telah disepakati (dan di-approve oleh pejabat berwenang), diberikan ke ADH untuk selanjutnya didaftarkan di sistem sebagai Program Subsidi atau Program Hadiah Barang . 4. Input dan Approval Service Program ADH, berdasarkan Juklak Program dan instruksi dari Kepala Bengkel, mendaftarkan Program Penjualan Sparepart tersebut di sistem untuk segera bisa digunakan oleh Frontdesk untuk Sales Order. ADH mendaftarkan program penjualan pada Master Program Penjualan. Master ini digunakan untuk mendaftarkan Program Penjualan Sparepart, baik yang di-inisiasi oleh Pusat maupun Cabang, dengan beberapa pengaturan kontrol umum seperti: a. Lingkup Program Menentukan cabang yang bisa menggunakan Program Penjualan Sparepart. User bisa menentukan apakah satu Cabang, Divisi, atau Area (beberapa cabang) di area MD tertentu atau Area berdasarkan letak geografis tertentu. Tujuannya adalah untuk menentukan dan menerapkan Program Penjualan Sparepart secara efektif di cabang berdasarkan karakteristik persaingan dan kondisi unik cabang. b. Jangka Waktu Program Menentukan masa berlakunya (tanggal mulai dan akhir) Program Penjualan Sparepart. Program yang telah berakhir masa berlakunya bisa diperpanjang oleh User, dengan proses Approval berdasarkan Approval Matrix terakhir. Program juga bisa dihentikan dengan segera (force to stop) dengan status aktif. c. Nomor Referensi Kode Program MD Untuk mencatat nomor referensi yang digunakan oleh AHM/MD untuk Program Penjualan Sparepart yang sama. Berfungsi sebagai referensi jenis klaim ketika klaim ke AHM/MD. d. Tipe Subsidi Untuk menentukan fleksibilitas diskon di lapangan, apakah besaran diskon yang di Program Penjualan Sparepart bersifat mandatory (tetap) harus diberikan ke

22. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 22 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 22 of 53 Document Version 2 .0 Printed Adapun Sub Menu Advance Receipt / Titipan digunakan untuk transaksi penerimaan uang (Kas atau Bank) yang bersifat dimuka, yaitu penerimaan uang (kas atau bank) oleh perusahaan dari pihak luar yang belum bisa / menunggu untuk dialokasikan penggunaannya. Berikut penjelasan sekilas perbedaan antara transaksi penerimaan dimuka dengan penerimaan yang bukan dimuka: Un-Identified Titipan Pelanggan Customer Payment Nama Customer Belum Diketahui Diketahui Diketahui Transaksi (Invoice/AR) Belum Diketahui Belum Diketahui Diketahui Contoh Transaksi  Titipan tidak diketahui  Tanda Jadi Unit  Tanda Jadi Hotline  Advance Disburse  Pembayaran AR Menu di One-D Advance Receipt / Titipan Advance Receipt / Titipan Customer Payment Penerimaan dimuka (Advance Receipt) bersifat hutang (Payable) bagi Perusahaan. Pelunasan (Settlement) atas penerimaan dimuka (Advance Receipt) bisa dilakukan dengan cara: 1. Alokasi ke Customer Payment sebagai pengurang pembayaran pelanggan (debet) atas piutang; atau 2. Pengembalian Titipan ke Pelanggan lewat Pembayaran ke Supplier (Supplier Payment) Berikut adalah gambaran proses input titipan sampai settlement ke customer payment: Gambar dibawah menampilkan menu dan detail field yang ada di Sub-Menu Advance Receipt / Titipan beserta tahapan pengisiannya.

41. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 41 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 41 of 53 Document Version 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Fie ld 01 Tombol perintah  Create : Tekan tombol Create untuk membuat Customer Payment baru  Save : Tombol untuk menyimpan record Customer Payment 01 02 03 04 05 06 07 16 17 18 19 08 09 10 11 12 13 14 15 23 24 25 26 27 28 29 31 32 33 34 35 36 37 38

14. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 14 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 14 of 53 Document Version 2 .0 Printed  Percentage : Jika diskon berupa persentase 23 Diskon Persen Isi Jumlah diskon dalam persentase, jika tipe diskon yang dipilih adalah tipe persentase 24 Diskon AHM Isi dengan jumlah diskon yang menjadi beban AHM, yang akan ditagihkan ke AHM/MD 25 Diskon MD Isi dengan jumlah diskon yang menjadi beban MD, yang akan ditagihkan ke MD 26 Diskon Dealer Isi dengan jumlah diskon yang menjadi beban Dealer (perusahaan) 27 Diskon Finco Isi dengan jumlah diskon yang menjadi beban Finco, yang akan ditagihkan ke Finco 28 Diskon Others Isi dengan jumlah diskon yang menjadi beban pihak lainnya, yang akan ditagihkan ke pihak lainnya. 29 Total Diskon Informasi jumlah total diskon atas program penjualan, merupakan penjumlahan dari masing- masing beban pihak yang ikut dalam program penjualan. 4.2. Program Hadiah Barang Program DIrect Gift (Hadiah Langsung) memiliki karakteristik yang sama dengan Program Subsidi dalam hal sharing beban hadiah, terdiri dari Beban AHM, MD, Dealer (perusahaan), Finco, dan Pihak Lainnya yang secara total membentuk nilai barang yang diberikan ke konsumen. Melalui master program hadiah barang ini, ADH dapat mengatur pengakuan piutang klaim ke pihak-pihak yang berkontribusi di atas pada saat Invoice. Barang hadiah (yang bukan berasal dari persediaan Sparepart / Oli / Aksesoris) yang akan diberikan ke Pelanggan harus dicatat sebagai persediaan ketika pembelian / perolehan. Khusus untuk program penjualan hadiah barang yang dikeluarkan oleh Main Dealer, mekanisme pengadaan sampai dengan penyerahan Hadiah Barang umumnya tertuang dalam Juklak Program Penjualan yang dikeluarkan oleh Main Dealer. Pihak Dealer wajib untuk mengikuti ketentuan yang tertera dalam Juklak tersebut. Umumnya ada 2 cara pengadaan Barang Hadiah: 1. Barang Hadiah disediakan oleh AHM atau Main Dealer. Main Dealer kemudian mendistribusikan barang tersebut ke Dealer. Dealer akan mendapatkan kwitansi tagihan dari Main Dealer senilai beban dealer atas biaya pengadaan Barang Hadiah tersebut (atau tidak menutup kemungkinan Barang Hadiah diberikan secara gratis oleh AHM atau Main Dealer, sehingga dealer tidak dikenakan pembebanan). 2. Barang Hadiah disediakan oleh Dealer. Dealer kemudian melakukan klaim ke Main Dealer senilai beban Main Dealer dan AHM atas biaya pengadaan Barang Hadiah tersebut. Barang Hadiah (yang bukan berasal dari persediaan Sparepart / Oli / Aksesoris) perlu didaftarkan terlebih dahulu ke Master Product dengan Internal Category : SEPEDA MOTOR HONDA / Umum / Direct Gift Program Penjualan . Sedangkan untuk pembuatan master

48. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 48 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 48 of 53 Document Version 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Tombol perintah  Create : Tekan tombol Create untuk membuat permintaan perubahan Payment Term Customer  Save : Tombol untuk menyimpan permintaan perubahan payment term customer  Edit : Tombol untuk merubah data  Discard : Tombol untuk menghapus data yang belum disimpan  RFA : Tombol untuk mnegajukan permintaan perubahan payment term ke pejabat yang berwenang  Approve : Tombol yang digunakan oleh pejabata yang berwenang untuk menyetujui permintaan perubahan payment term 02 Branch Pilih cabang 03 Division Pilih divisi Sparepart 04 Partner id Pilih Customer 05 Current Payment Term Informasi Payment term saat ini, berdasarkan setting di Master Partner 06 New Payment Term Pilih Payment term yang diminta (subject to approval); Banyaknya pilihan Payment Term berdasarkan Master Payment Term di menu Accounting>Configuration>Miscellaneous>Payment Terms 01 02 04 05 06 03

6. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 6 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 6 of 53 Document Version 2 .0 Printed 3. Product dan Program Bengkel 3.1. Master Data untuk Penjualan Sparepart Pada tahap proses penjualan paling awal ini, Kepala Cabang dan ADH menyiapkan dan membuat master data untuk penjualan sparepart, dengan approval pejabat yang berwewenang (lihat bagian set-up data master). Adapun Master Data yang perlu disiapkan antara lain: 1. Master Product Untuk mendaftarkan jenis product sparepart dan jasa yang bisa dijual berikut harga jual-nya. Master Product disini sama dengan pendaftaran product untuk tujuan persediaan (dan pembelian). Note: Jika dalam 1 website One-D terdiri dari beberapa company, maka penambahan product wajib dilakukan oleh user pemegang akses group dengan memilih Preference Company : ‘Group’ terlebih dahulu. Untuk membuat Product baru, User bisa mengakses menu Master Product di Master>Products>Products. Gambar dibawah menampilkan menu dan detail field yang ada beserta tahapan pembuatan dari Product baru setelah tombol Create ditekan. Ref. Field Penjelasan Fung si Field 01 Product Name Nama Product 02 Checkbox Spesifikasi Product Pilihan spesifikasi product yang terdiri dari:  Can be Sold : Jika product yang dibuat dapat dipilih pada Sales Order Line (penjualan)  Can be Purchase : Jika product yang dibuat dapat dipilih pada Purchase Order Line (pembelian)  Use FRT Price : Jika product yang dibuat menggunakan harga Flat Rate Time (FRT)  Is Asset : Jika product merupakan asset  Is Oli KPB : Jika product merupakan Oli KPB 03 Informatio n Detail Informasi Product 04 Active Checklist box active untuk mengaktifkan product 05 Series Isi dengan nama seri product

17. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 17 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 17 of 53 Document Version 2 .0 Printed 4.3. Approval Program Penjualan Sparepart Program, berdasarkan approval matrix diskon, harus diapprove oleh pejabat berwewenang untuk bisa efektif digunakan di sistem. Untuk jumlah tertentu, ataupun sebagai pihak yang mengajukan / mengetahui, Kepala Bengkel adalah pihak pertama yang harus melakukan approval. Sebagai approval berikutnya / terakhir, pihak dengan wewenang lebih tinggi menyetujui atau menolak pengajuan Program Penjualan Sparepart dari cabang berdasarkan pertimbangan jumlah, kondisi, atau kombinasi dari faktor tersebut. Jika Program Penjualan Sparepart tidak disetujui, maka Program tersebut tidak akan bisa digunakan, kecuali diajukan kembali setelah revisi. Program yang telah disetujui, di-posting dan menjadi efektif. Master Program Penjualan Sparepart yang telah diposting siap untuk digunakan dalam Sales Order. 5. Identifikasi Kebutuhan Pelanggan Pelanggan yang datang ke bengkel disambut oleh Service Advisor (SA). SA meng- identifikasi dan mencatat kebutuhan Pelanggan. Apabila Pelanggan yang datang, hendak melakukan pembelian Sparepart (tanpa Jasa), maka SA memberikan informasi ketersediaan Sparepart yang dibutuhkan berikut dengan taksiran harganya ke Pelanggan. 5.1. Check Price Untuk melihat harga jual dan availablity product (sparepart / Oli / Aksesoris), SA dapat melihatnya di sub menu Check Price yang dapat diakses melalui Workshop > Workshop > Check Price . Check price di system dapat dilakukan dengan 2 cara: 1. Check Price by Product 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

23. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 23 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 23 of 53 Document Version 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Tombol Perintah  Create : tombol untuk membuat titipan baru  Save : tombol untuk menyimpan data titipan  Edit : tombol untuk mengubah data titipan yang masih berstatus draft  Discard : tombol untuk menghapus penambahan data titipan yang belum tersimpan (Save)  Validate : tombol untuk mengkonfirmasi titipan (membentuk Jurnal Titipan)  Print Kwitansi : tombol untuk Print Titipan  Reclass Payment : tombol untuk mengalokasikan titipan ke partner lain  Unreconcile : tombol untuk membatalkan titipan (termasuk cancel jurnal titipan yang terbentuk). Setelah tombol Unreconcile ditekan akan muncul permintaan konfirmasi. Tekan tombol OK untuk konfirmasi pembatalan titipan. 03 04 05 06 07 08 01 02 09 10 11 12 13 15 16 17 18

33. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 33 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 33 of 53 Document Version 2 .0 Printed 7. Create dan Approval Work Order (SO) 7.1. Create Sales Order (SO) Frontdesk melanjutkan proses penjualan dengan melengkapi informasi yang diperlukan dalam membuat Sales Order, yaitu: - TOP - Plafond - Program Penjualan - Data Wajib Pajak Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Tombol Tombol-tombol perintah yang ada pada Sales Order:  Create : Tombol untuk membentu record Sales Order baru 01 03 04 07 08 09 10 16 02 05 06 11 12 13 14 15 17 41 42 43

7. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 7 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 7 of 53 Document Version 2 .0 Printed 06 Bundle Unit Checklist Box Bundle Unit jika product yang dibuat merupakan hasil gabungan dari product Unit dengan produ ct Sparepart/Aksesoris . 07 Bundle Bengkel Checklist Box Bengkel Unit jika product yang dibuat merupakan hasil gabungan dari beberapa product Sparepart/Aksesoris dan Product service 08 Product Type Pilih type product:  Stockable Product : Jika Product dapat diperjualbelikan  Consumable : Jika Product tidak dapat diperjualbelikan dan dapat habis terpakai  Service : Jika merupakan product service (jasa) 09 Kode Mesin (4 Karakter) Isi dengan 4 karakter depan kode nomor mesin 10 Kategori Service (Unit) Pilih Category Service untuk unit yang dibuat 11 Unit Of Measure Pilih satuan ukur 12 Sale Price Informasi harga jual product 13 Company Pilih nama perusahaan yang menggunakan product yang dibuat. Jika product digunakan diseluruh perusahaan, maka kosongkan kolom Company 14 Description Keterangan product yang dibuat 01 02 06 07 08 09 10 11 12 04 05 13 14

32. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 32 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 32 of 53 Document Version 2 .0 Printed 6.1. Permintaan Plafond / TOP Dalam hal Pelanggan tersebut meminta Plafond dan/atau TOP, maka Frontdesk mengajukan approval ke pejabat berwenang untuk persetujuan. Sub Menu Request Plafond digunakan untuk meminta perubahan jumlah plafon pada customer. Plafon adalah batas atas jumlah AR yang diperbolehkan atas satu customer. Sub menu ini dapat diakses melalui Workshop>Workshop>Request Plafond. Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Branch Pilih Cabang yang mengajukan Plafond 02 Division Pilih Divisi yang mengajukan Plafond 03 Date Informasi tanggal transaksi 04 Partner Id Pilih Customer yang mengajukan Plafond 05 Amount Isi dengan jumlah Plafond untuk customer yang dipilih 06 State Informasi status approval pengajuan plafond Jika Request Plafond disetujui, maka frontdesk bisa melanjutkan ke proses WO, dan sebaliknya iika ditolak, maka Pelanggan tersebut harus ditolak atau melakukan pembayaran dengan Tunai. 24 25 01 04 05 02 03 06

37. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 37 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 37 of 53 Document Version 2 .0 Printed 26 Disc Cash Isi jumlah diskon cash (tunai) dalam persentase atau jumlah. Diskon cash % dihitung dari Harga Jual setelah dipotong dengan jumlah diskon sebelumnya (Diskon % dan Diskon Lainnya) 27 Disc Program Informasi jumlah diskon program total (dari "Discount Line") dan informasi beban dealer di sebelahnya 28 Taxes Pilih pajak yang berlaku untuk SO. Secara default sistem akan memunculkan pajak yang berlaku sesuai dengan setting pajak di master Product. User bisa mengganti pajak yang berlaku di SO 29 Harga Jual (DPP Total) Informasi harga jual bersih (DPP, exclude PPN) product setelah memperhitungkan semua diskon, jumlah harga jual bersih telah dikalikan dengan jumlah kuantitas 30 Discount Line Tab untuk mengisi detail program penjualan untuk product ini 31 Program Subsidi Pilih nama program penjualan 32 Tipe Diskon Informasi tipe diskon (Fix / Non-Fix) atas program penjualan 33 Total Diskon Program Informasi total Subsidi dari konfigurasi Diskon Program Subsidi 34 Actual Diskon Program Input jumlah diskon yang akan diberikan ke customer. Jumlah diskon maksimal yang bisa diberikan ke customer mengacu ke jumlah total subsidi di program penjualan, kecuali tipe diskon di program penjualan adalah Fix Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 35 Barang Bonus Line Tab untuk mengisi detail program barang bonus 36 Program Barang Subsidi Pilih kode/nama program barang hadiah yang akan digunakan 37 Barang Subsidi Informasi jenis product barang hadiah yang diberikan di program barang hadiah 38 Qty Informasi quantity barang hadiah yang diberikan ke customer 35 36 37 38 39 40

34. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 34 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 34 of 53 Document Version 2 .0 Printed  Discard : Tombol untuk membatalkan perubahan dan keluar dari screen tanpa save  Save : Tombol untuk menyimpan data pada record Sales Order  Edit : Tombol untuk mengubah data pada record Sales Order  Renew Price : Tombol untuk mmperbaharui harga jual apabila terdapat perubahan master pricelist jual sparepart  RFA : Tombol untuk meminta persetujuan Sales Order ke pejabat yang berwenang  Approve : Tombol yang digunakan oleh pejabat yang berwenang untuk menyetujui pengajuan Sales Order  Reject : Tombol yang digunakan oleh pejabat yang berwenang untuk menolak pengajuan Sales Order  Cancel Approval : Tombol yang digunakan oleh pejabat yang berwenang untuk membatalkan approval Sales Order  Send By Email : Tombol untuk mengirimkan Quotation* ke Pelanggan  Cancel Quotation* : tombol untuk membatalkan Quotation*  Confirm Sale : Tombol untuk mengkonfirmasi Sales Order  Cancel Order : Tombol untuk membatalkan Sales Order  Print Invoice : Tombol untuk mencetak invoice yang terbentuk  View Invoice : Tombol untuk melihat customer invoice yang terbentuk  View Delivery Order : Tombol untuk masuk ke Pengeluaran Barang (On Outgoing Shipment) 02 Status Status Sales Order:  Draft Quotation : Status Quotation sedang dalam proses pembuatan  Order Confirmed : Status yang terbentuk setelah Sales Order di- Approve oleh pejabat yang berwenang  Quotation Sent : Status setelah email Quotation* dikirimkan ke Pelanggan  Sales Order : Status yang terbentuk setelah Sales Order di Confirm (Confirm Sale)  Done : Status setelah Customer Invoice yang terbentuk dari Sales Order dilunasi oleh Pelanggan

36. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 36 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 36 of 53 Document Version 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 18 Category 1 Pilih kategori product yang akan dijual 19 Product Pilih product yang akan dijual. System akan otomatis melakukan filter atas product yang bisa dipilih berdasarkan pilihan "Category" product sebelumnya, untuk memudahkan pencarian 20 Order Qty Isi kuantitas product yang ingin dijual 21 Qty Avb Informasi jumlah product yang tersedia untuk dijual (RFS) by system 22 Lost-Order QTY Informasi jumlah quanitty lost order atas pesanan ini. Jumlah Lost Order dihitung oleh system dari Jumlah "Order Quantity" dikurangi dengan jumlah "Available Quantity"  Check to Save : Check untuk menyimpan data lost-order dari transaksi ini (data lost- order ini akan diperhitungkan sebagai Demand dalam perhitungan Suggestion Order - Analisa Ranking) 23 Harga Jual Informasi harga jual product yang dipilih, berdasarkan setting di master pricelist. User tidak bisa mengubah harga jual di Sales Order 24 Discount (%) Isi jumlah diskon dalam persentase atas product 25 Discount Lain Isi jumlah diskon lainnya dalam jumlah (Rp) atas product 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

19. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 19 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 19 of 53 Document Version 2 .0 Printed 11 Stock Intransit Stock (pembelian) dalam perjalanan 12 Stock Available Stock (bebas) yang bisa digunakan 13 Stock Reserved (All) Unit yang telah diambil oleh transaksi lain, seperti DSO, WHO 14 Harga Jual Informasi harga jual Unit OFF the Road 15 Harga Jual BBN Hitam Informasi harga jual OTR Plat Hitam 16 Harga Jual BBN Merah Informasi harga jual OTR Plat Merah 17 Customer Order Isi kuantitas barang yang pelanggan ingin beli 18 Lost Order Qty Informasi jumlah (unit) selisih antara jumlah pesanan pelanggan dengan kesediaan stok perusahaan 19 Record Lost Order Tombol untuk merekam jumlah Lost Order ke System. Jumlah Lost Order yang ter-rekam akan diperhitungkan sebagai Demand di perhitungan Suggestion Order. 1. Check Price by Category Product Ref. Field Penjel asan Fungsi Field 01 Kode Product (Min. 5 Karakter) Isi dengan kode product minimal 5 karakter 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

8. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 8 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 8 of 53 Document Version 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 15 Procurement Detail Pembelian 16 Costing Method Pilihan metode perhitungan HPP product:  Standard Price : Jika HPP Product menggunakan harga tetap yang telah ditentukan  Average Price : Jika HPP Product dihitung menggunakan metode rata-rata  Real Price : Jika HPP Product menggunakan nilai beli product 17 Purchase Unit of Measure Default satuan ukur yang digunakan di Puchase Order. Satuan ukurnya sama dengan Satuan Ukur di detail Information Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 18 Accounting Detail accounting 1 9 Internal Category Pilih kategori untuk product yang dibuat 20 Inventory Valuation Pilih inventory valuation :  Real Time (Automated) : sistem akan membentuk jurnal entries otomatis setiap terjadi pergerakan stock product  Periodical (Manual) : pembentukan jurnal entires dilakukan manual 21 Customer Taxes Pilih tipe PPN saat penjualan product ke Customer 22 Supplier Taxes Pilih tipe PPN saat pembelian product dari supplier 16 17 19 20 21 22

24. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 24 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 24 of 53 Document Version 2 .0 Printed 02 Status Titipan Status Titipan terdiri dari:  Draft : titipan masih dalam proses pembuatan  Posted : Status setelah titipan di konfirmasi (validate)  Cancelled : Status setelah titipan dibatalkan (unreconciled) 03 Company Pilih nama perusahaan pemilik rekening penerimaan 04 Branch Pilih nama cabang pemilik rekening penerimaan 05 Division Pilih Divisi 06 Rekening Penerimaan Pilih Rekening tempat uang yang diterima akan ditempatkan 07 Date Tanggal pembuatan record titipan 08 Value Date Tanggal realisasi fisik uang diterima 09 Customer Pilih nama customer yang telah diinput sebelumnya oleh salesforce/petugas administrasi penjualan 10 Unidentified Payment Checklist jika customer belum diketahui 11 Received Amount Isi dengan jumlah fisik uang yang diterima 12 Customer Ref. Isi dengan nomor referensi transaksi 13 Memo Isi dengan keterangan penerimaan titipan. Kolom memo ini yang akan muncul sebagai deskripsi pembayaran pada cetakan kwitansi 14 Deposit/Advance Lines Detail titipan 15 Account Pilih nomor account titipan 16 Description Isi dengan deskripsi detail titipan 17 Amount Isi dengan jumlah detail titipan 18 Total Informasi Total Titipan 20 21

15. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 15 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 15 of 53 Document Version 2 .0 Printed Program Hadiah Barang, ADH dapat mengaksesnya di Workshop>Configuration>Program Hadiah Barang . Adapun tahapan pembuatan dari Program Hadiah Barang ditunjukan pada gambar dibawah ini. Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Tombol Tombol-tombol perintah yang ada pada master Program Hadiah Barang:  Create : tombol untuk membuat record program hadiah barang baru  Add Multiple Products : tombol untuk menambah products pada detail program hadiah barang lines secara masal  Save : tombol untuk menyimpan data program hadiah barang  Edit : tombol untuk mengubah record program subsidi. Program Hadiah Barang yang dapat diubah hanya yang masih berstatus draft atau On Revision  RFA : tombol untuk meminta approval ke pejabat berwenang  Reject : tombol yang digunakan oleh pejabat yang berwenang untuk menolak pengajuan Program Hadiah Barang  Cancel Approval : tombol yang digunakan oleh pejabat yang berwenang untuk membatalkan approval  Approve : tombol yang digunakan oleh pejabat berwenang untuk menyetujui pengajuan program hadiah barang  Perpanjang Periode : terdapat 2 fungsi dari tombol perpanjang periode ini, yaitu: 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 15 16 17 18

18. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 18 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 18 of 53 Document Version 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Branch Pilih Cabang untuk melihat availability di cabang 02 Name Informasi nama product 03 Category Informasi kategori product 04 Product Pilih product yang ingin dilihat harga dan availability- nya Search More : a. Internal reference : Informasi internal atas product b. Name : Nama product c. Attributes : Variant (Contoh. Warna) Product d. Description : Deskripsi Product e. Intransit : Jumlah product In-Transit: dalam perjalanan dari supplier f. Ready for Sale : Jumlah product On-Hand dan siap untuk dijual g. Not Ready for Sale : Jumlah product On-Hand, namun dalam kondisi tidak siap untuk dijual (barang dalam perbaikan) h. Reserved : Jumlah product On-Hand, namun telah diambil oleh transaksi lain (DSO atau Packing yang status-nya belum Confirm) i. Undelivered : Jumlah product On-Hand, statusnya telah terjual namun belum dikirim ke pelanggan) j. Transferred : Jumlah product yang telah dikirim ke pelanggan k. Unit of Measure : Informasi satuan product 05 Price List Jual Unit Informasi Pricelist Unit OFF the Road yang digunakan 06 Price List Jual BBN Plat Hitam Informasi Pricelist BBN Jual Plat Hitam yang digunakan 07 Price List Jual BBN Plat Merah Informasi Pricelist BBN Jual Plat Merah yang digunakan 08 Price List Jual Sparepart Informasi Pricelist Jual Sparepart yang digunakan 09 SO Location Informasi lokasi product hasil input pada modul Stock Opname 10 Total Stock Informasi total stock yang ada di Cabang = Intransit + Available + Stock Reserved

38. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 38 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 38 of 53 Document Version 2 .0 Printed 39 Harga Informasi harga barang hadiah yang diberikan ke customer 40 Description Keterangan tambahan atas pesanan customer, secara default sistem akan memasukkan deskripsi product, User bisa mengubah/edit deskripsi sesuai kebutuhan User Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 41 Other Information Tab berisi informasi proses selanjutnya atas Sales Order ini. 42 Source Document Input nama/nomor dokumen sumber yang menjadi dasar pembuatan SO. Sumber dokumen bisa berupa PO dari Customer, dll. 43 Paid Informasi by system untuk status pembayaran SO 44 Delivered Informasi by system untuk status pengiriman SO Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 44 Faktur Pajak Tab untuk mengisi detail perpajakan (PPN / Faktur Pajak) atas transaksi SO 45 Faktur Pajak Gunggung Check, jika SO ini tidak membuat faktur pajak (penjualan retail ke customer akhir) 46 Faktur Pajak Gabungan Check, jika SO ini menggabungkan beberapa transaksi (SO) kedalam satu faktur pajak 47 Generate Faktur Pajak Check, jika SO ini membuat faktur pajak (satu SO satu Faktur Pajak). Informasi nomor faktur pajak akan dimunculkan Berikut tampilan Email Quotation ke Pelanggan: 41 44 42 43 44 45 46 47

4. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 4 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 4 of 53 Document Version 2 .0 Printed 1. Document Version and Authorization 1.1. Document Version Version Date Author Description 1.0 18 Agustus 2016 Renny 1.2. Document Authorization Approved by, Approved by, Date : Date :

12. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 12 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 12 of 53 Document Version 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Tombol Tombol-tombol perintah yang ada pada master Program Subsidi:  Create : tombol untuk membuat record program Subsidi baru  Add Multiple Products : tombol untuk menambah products pada detail program subsidi lines secara masal  Save : tombol untuk menyimpan data program Subsidi  Edit : tombol untuk mengubah record program subsidi. Program Subsidi yang dapat diubah hanya yang masih berstatus draft atau On Revision  RFA : tombol untuk meminta approval ke pejabat berwenang  Reject : tombol yang digunakan oleh pejabat yang berwenang untuk menolak pengajuan Program Subsidi  Cancel Approval : tombol yang digunakan oleh pejabat yang berwenang untuk membatalkan approval  Approve : tombol yang digunakan oleh pejabat berwenang untuk menyetujui pengajuan program subsidi  Perpanjang Periode : terdapat 2 fungsi dari tombol perpanjang periode ini, yaitu:  Merevisi record Program Subsidi yang belum pernah digunakan di Sales Order 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

42. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 42 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 42 of 53 Document Version 2 .0 Printed  Edit : Tombol untuk merubah data  Discard : Tombol untuk menghapus data yang belum disimpan  Validate / RFA :  Validate : Tombol untuk posting (konfirmasi) Customer Payment  RFA : Tombol untuk mengajukan approval ke pejabat yang berwenang jika terdapat record pada detail Net-Off Account  Approve : Tombol yang digunakan oleh pejabata yang berwenang untuk menyetujui penggunaan record detail Net- Off Account  Cancel Receipt: tombol yang digunakan untuk membatalkan record customer payment  Unreconcile : Tombol untuk membatalkan record Customer Payment yang telah dikonfirmasi (validate), termasuk membatalkan jurnal yang telah terbentuk sebelumnya 02 Yg Sudah Print Kwitansi Checklist jika kwitansi telah tercetak sebelumnya (selain melalui Customer Payment, kwitansi juga dapat dicetak melalui sub menu Customer Deposit ataupun Other Receivable) 03 Cetak Kwitansi ke Informasi berapa kali kwitansi telah tercetak 04 Company Pilih perusahaan pemilik rekening yang akan digunakan untuk penerimaan piutang dari customer 05 Branch Pilih cabang pemilik rekening yang akan digunakan untuk penerimaan piutang dari customer 06 Division Pilih Divisi 07 Terima Untuk Cabang Pilih cabang pemilik piutang yang akan dibayarkan oleh customer 08 Date Tanggal pembuatan record Customer Payment 09 Value Date Tanggal realisasi fisik uang diterima 10 Partner Type Pilih tipe partner sesuai dengan customer yang melakukan pembayaran piutang 11 Customer Pilih Customer:  Untuk penerimaan Pelunasan Unit dari Finance Company, maka Customer yang dipilih adalah Partner Finance Company  Untuk Penerimaan DP/Pelunasan penjualan Cash, maka Customer yang diterima adalah Partner Pelanggan  Untuk Penerimaan TAC/Insentif/Penerimaan yang berasal dari Piutang lain (Other Receivable), maka

26. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 26 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 26 of 53 Document Version 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Tombol Perintah  Create : tombol untuk membuat customer baru  Save : tombol untuk menyimpan data customer  Edit : tombol untuk mengubah data customer  Discard : tombol untuk menghapus penambahan data customer yang belum tersimpan (Save) 02 Kode Customer Kode Customer akan terbentuk otomatis setelah data customer disimpan (Save) 03 Name Isi Nama Customer 04 Branch Pilih cabang 05 No.KTP Isi dengan nomor KTP customer 06 Date of Birth Isi dengan Tanggal Lahir customer 07 Mobile Isi dengan Nomor HP milik customer 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

35. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 35 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 35 of 53 Document Version 2 .0 Printed 03 Branch Pilih cabang yang akan membuat Sales Order (SO) penjualan part dan aksesoris 04 Division Pilih divisi yang akan membuat Sales Order (SO) penjualan part dan aksesoris. Default by system adalah divisi Sparepart 05 Customer Pilih / buat customer (baru) 06 Member Number Informasi nomor kartu member dari pelanggan yang dipilih (yang melakukan transaksi) 07 SO Date Informasi / input tanggal transaksi sales order 08 Register Activity Ref. Pilih activity / event yang mendasari pembuatan SO ini, jika ada 09 Sales Person Pilih salesperson yang mendapatkan order 10 Warehouse Pilih gudang/lokasi dimana barang akan diambil 11 Credit Limit Given Informasi jumlah plafon (awal) customer untuk melakukan pembelian kredit 12 Credit Limit Used Informasi jumlah plafon customer yang telah terpakai untuk pembelian kredit (total AR Trade) 13 Tipe Konsumen Pilih tipe konsumen yang melakukan transaksi. Tipe konsumen ditentukan oleh User di menu Workshop>Configuration>Tipe Konsumen ASS , atau dibuat langsung di "Create and Edit". Tipe Konsumen digunakan User untuk identifikasi jenis konsumen yang melakukan transaksi, seperti Direct Customer, Group Customer , dll 14 Tipe Transaksi Pilih tipe transaksi (SO):  Reguler : SO Reguler  Hotline : SO Hotline  PIC : Transaksi inter - group company 15 Payment Term Informasi TOP yang diberikan ke Pelanggan 16 Approval State Informasi status approval atas transaksi 17 Order Lines Tab untuk input detail pesanan customer *Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan kita setelah adanya permintaan penawaran. Quotation biasanya berisi: Kode dan deskripsi barang / jasa yang ditawarkan; Jumlah barang / jasa tersebut.

16. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 16 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 16 of 53 Document Version 2 .0 Printed  Merevisi record Program Hadiah Barang yang belum pernah digunakan di Sales Order  Memperpanjang masa berlaku program hadiah barang dengan cara mengubah tanggal berakhirnya Program 02 Br anch Pilih cabang pembuat Program Hadiah Barang 03 Division Pilih divisi penggunaan Program Hadiah Barang 04 Area Pilih area pengguna Program Hadiah Barang 05 Name Isi nama/judul Program Hadiah Barang 06 Product Direct Gift Pilih Product Barang Hadiah 07 Date Start Isi tanggal mulai dan berakhirnya program hadiah barang. Tanggal berakhir Program diisi dengan tanggal batas BAST terakhir. 08 Active Checklist untuk mengaktifkan program hadiah barang 09 Kode Program MD/Finco Isi dengan kode Program hadiah barang 10 Keterangan Isi dengan keterangan Program Hadiah Barang 11 Approval State Informasi Status approval program hadiah barang 12 Nilai Diskon Program Informasi nilai maksimal total diskon pada progam hadiah barang 13 Program Hadiah Barang L ines Detail Program Hadiah Barang 14 Add an item Klik tombol Add an item untuk menambah product unit pada program hadiah barang lines secara satu persatu 15 Product Pilih product (Sparepart/Oli) yang mendapatkan program hadiah barang 16 Qty Jumlah Qty barang hadiah yang akan diberikan atas penjualan product tersebut 17 Pembebanan Diskon Pengisian kolom pembebanan tergantung dari metode pengadaan barang hadiah.  Diskon AHM : Isi sejumlah nominal piutang (klaim ke) AHM atas pengadaan barang hadiah  Diskon MD : Isi sejumlah nominal piutang (klaim ke) MD atas pengadaan barang hadiah  Diskon Dealer : Isi sejumlah beban dealer atas pengadaan barang hadiah  Diskon Finco : Isi sejumlah nominal piutang (klaim ke) Finco atas pengadaan barang hadiah  Diskon Others : Isi sejumlah nominal piutang (klaim ke) Others atas pengadaan barang hadiah 18 Total Diskon Informasi total diskon per lines

20. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 20 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 20 of 53 Document Version 2 .0 Printed 02 Branch Pilih Cabang untuk melihat availability di cabang 03 Price List Jual Unit Informasi Pricelist Unit OFF the Road yang digunakan 04 Price List Jual BBN Plat Hitam Informasi Pricelist BBN Jual Plat Hitam yang digunakan 05 Price List Jual BBN Plat Merah Informasi Pricelist BBN Jual Plat Merah yang digunakan 06 Price List Jual Sparepart Informasi Pricelist Jual Sparepart yang digunakan 07 Category Informasi kategori product 08 Product Pilih product yang ingin dilihat harga dan availability- nya 09 Harga Jual Informasi harga jual Unit OFF the Road 10 Harga Jual BBN Hitam Informasi harga jual OTR Plat Hitam 11 Harga Jual BBN Merah Informasi harga jual OTR Plat Merah 12 SO Location Informasi lokasi product hasil input pada modul Stock Opname 13 Total Stock Informasi total stock yang ada di Cabang = Intransit + Available + Stock Reserved 14 Stock Intransit Stock (pembelian) dalam perjalanan 15 Stock Available Stock (bebas) yang bisa digunakan 16 Stock Reserved (All) Unit yang telah diambil oleh transaksi lain, seperti DSO, WHO 17 Order Qty Isi kuantitas barang yang pelanggan ingin beli 18 Lost Order Qty Informasi jumlah (unit) selisih antara jumlah pesanan pelanggan dengan kesediaan stok perusahaan 19 Record Lost Order Tombol untuk merekam jumlah Lost Order ke System. Jumlah Lost Order yang ter-rekam akan diperhitungkan sebagai Demand di perhitungan Suggestion Order. Jika disetujui, maka SA akan meneruskan ke frontdesk untuk pendaftaran Pelanggan dan pembuatan Work Order (WO). Jika Stock yang dibutuhkan Pelanggan tidak tersedia, maka SA menanyakan apakah ingin melakukan pesanan Hotline atau tidak. 5.1. Lost Order Jika Stock yang dibutuhkan Pelanggan tidak tersedia dan pelanggan tidak ingin melakukan pesanan Hotline, SA melakukan pencatatan Lost Order dengan cara menekan tombol ‘Record Lost Order’ pada Sub Menu Check Price untuk menandakan kehilangan order atas Pelanggan ini. Jumlah Lost Order yang ter-rekam akan diperhitungkan sebagai Demand di perhitungan Suggestion Order. Data Lost Order tercatat pada Laporan Lost Order yang dapat diakses melalui Workshop > Report > Laporan Lost Order . 5.2. Hotline Order Jika Pelanggan mau melakukan Hotline Order, maka SA melakukan input data pelanggan (Customer Data) kemudian mengarahkan Pelanggan ke Frontdesk untuk

3. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 3 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 3 of 53 Document Version 2 .0 Printed 9.1. SO DENGAN TOP .......................................................................................................................... 47 9.1.1. Request Payment Term ........................................................................................................................... 47 9.2. P ENYERAHAN M OTOR KE P ELANGGAN ............................................................................................ 49 11. ADMINISTRASI POST-SALES ..................................................................................................... 49 10.1. P ENAGIHAN P IUTANG SO TIPE TOP ................................................................................................ 49 10.2. P ENAGIHAN S UBSIDI P ROGRAM P ENJUALAN .................................................................................... 49 10.3. P EMBAYARAN S UBSIDI P ROGRAM B ENGKEL .................................................................................... 53 10.4. L APORAN P ENERIMAAN DAN P ENGELUARAN K AS / B ANK H ARIAN ...................................................... 53

13. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 13 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 13 of 53 Document Version 2 .0 Printed  Memperpanjang masa berlaku program subsidi dengan cara mengubah tanggal berakhirnya Program Subsidi 02 Branch Pilih cabang pembuat Program Subsidi 03 Division Pilih divisi penggunaan Program Subsidi 04 Area Pilih Area dimana program penjualan ini akan berlaku. Contoh: Area berdasarkan MD yang sama. 05 Name Isi nama program penjualan 06 Effective Date Pilih tanggal mulai berlaku dan tanggal selesai program penjualan. Tanggal berakhir Program diisi dengan tanggal batas BAST terakhir. 07 Exclusive Check untuk menandakan program diskon penjualan ini tidak boleh digabung dengan program penjualan lainnya. Uncheck untuk bisa digabung dengan program diskon penjualan lainnya. 08 Program Depo Check untuk menandakan bahwa program diskon penjualan ini berlaku hanya untuk divisi Depo 09 Member Only Check untuk menandakan bahwa program diskon penjualan ini hanya berlaku untuk customer yang menjadi member Depo. Customer Depo yang dianggap member adalah customer Depo yang telah ditandai di data master customer (Depo) 10 Kode Program MD/Finco Isi dengan kode Program Subsidi 11 Tipe Discount Pilih tipe realisasi nilai diskon di Invoice:  Fix : Jumlah diskon di Invoice tidak boleh berbeda dengan setting di Program Penjualan  Non Fix : Jumlah diskon di Invoice boleh berbeda dengan setting di Program Penjualan 12 Discount Include di Invoice Checklist jika total diskon program subsidi masuk sebagai diskon invoice 13 Active Checklist untuk mengaktifkan program subsidi 14 Keterangan Isi dengan keterangan Program Subsidi 1 5 Approval State Informasi Status approval program subsidi 16 Nilai Diskon Program Informasi nilai maksimal total diskon pada progam subsidi 17 Program Subsidi Lines Detail Program Subsidi 18 Add an item Klik tombol Add an item untuk menambah product pada program subsidi lines secara satu persatu 19 Product Pilih product (Variant) yang mendapatkan program subsidi (Service / Sparepart / Oli) 20 Tipe JP Pilih tipe Jaminan Pembelian (DP)  Min : jika pada Program Subsidi terdapat ketentuan DP minimal  Max : jika pada Program Subsidi terdapat ketentuan DP maksimal 21 Jumlah DP Isikan dengan nominal DP Min/Max 22 Tipe Diskon Pilih tipe Diskon:  Amount : Jika diskon berupa nominal

43. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 43 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 43 of 53 Document Version 2 .0 Printed parner yang dipilih sesuai dengan partner yang dibentuk pada record Other Receivable 12 Payable Balance Total nominal Hutang dari customer yang dipilih 13 Period Periode Penerimaan Piutang 14 Payment Ref Isi dengan nomor referensi pembayaran dari customer (misalnya nomor Cek/Giro) 15 Customer Ref. Isikan dengan nomor referensi customer 16 Payment method Pilih Metode Pembayaran 17 Jumlah Terima Isi dengan fisik uang yang diterima dari customer untuk pembayaran piutang 18 PPh Nominal PPh dari detail pem otongan PPh 19 Total Amount Informasi total penerimaan piutang dari customer setelah memperhitungkan nominal PPh 20 Approval State Status approval dari record Customer Payment 21 Payment Information Detail Informasi Penerimaan Pembayaran dari Customer 22 Detail Piutang (Credit) Detail Piutang yang diterima 23 Piutang Pilih Nomor record Customer Invoice (Piutang) yang hendak diterima 24 Date Tanggal Customer invoice (piutang) terbentuk 25 Due Date Tanggal jatuh tempo piutang 26 Original Amount Nominal piutang 27 Open Balance Nominal sisa piutang yang belum diterima 28 Full Reconcile Checklist box Full Reconcile jika seluruh nominal Open Balance hendak diterima 29 Allocation Isi nominal piutang yang hendak diterima (jika Full Reconcile, maka tidak perlu mengisi kolom allocation Karena nominal muncul otomatis sama dengan nominal pada Open Balance) 30 Net-Off Account Detail net off penerimaan Piutang 31 Hutang/Piutang Pilih nomor record Hutang atau Titipan yang digunakan untuk net-off piutang 32 Date Tanggal Hutang/Titipan yang dipilih 33 Due Date Tanggal jatuh tempo Hutang/Titipan yang dipilih 34 Original Amount Nominal Hutang/Titipan yang dipilih 35 Open Balance Nominal sisa Hutang/Titipan yang belum terpakai 36 Full Reconcile Checklist box Full Reconcile jika seluruh nominal Open Balance hendak dipakai 37 Allocation Isi nominal Hutang/Titipan yang hendak dipakai (jika Full Reconcile, maka tidak perlu mengisi kolom allocation Karena nominal muncul otomatis sama dengan nominal pada Open B alance) 38 Difference Amount Nominal selisih antara Jumlah Terima dikurangi dengan Allocation Piutang yang telah di net-off dengan allocation Hutang/Titipan

27. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 27 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 27 of 53 Document Version 2 .0 Printed 08 Mobile 2 Isi dengan nomor HP kedua milik customer 09 Mobile 3 Isi dengan nomor HP ketiga milik customer 10 Jenis Kelamin Pilih jenis kelamin 11 ID Address Isi dengan alamat lengkap customer sesuai KTP 12 Mail Address Checklist jika alamat surat menyurat customer sama dengan ID Address. Jika berbeda maka isikan alamat surat menyurat customer 13 Phone Isi dengan nomor telepon customer 14 Fax Isi dengan nomor Fax customer 15 Email Isi dengan alamat email customer 16 Religion Pilih agama 17 Sales Person Pilih salesforce 18 Customer Depo Checlist jika customer merupakan customer depo 19 Depo Member Card No. Isikan dengan nomor member customer 20 Internal Notes Catatan tambahan untuk keperluan internal. Informasi pesanan apakah bersifat COD atau Reguler dapat dicantumkan di kolom ini 21 CDDB Lengkapi detail CDDB 22 Kartu Keluarga Lengkapi detail Kartu Keluarga Customer 23 Detail Pekerjaan Lengkapi detail pekerjaan customer 24 Tax Reference Lengkapi detail informasi perpajakan customer 25 Kode Transaksi FP Pilih Kode Transaksi FP: 01 : Digunakan untuk penyerahan BKP (Barang Kena Pajak) dan/atau JKP (Jasa Kena Pajak) yang terutang PPN dan PPN-nya dipungut oleh PKP (Pengusaha Kena Pajak) Penjual yang melakukan penyerahan BKP dan/atau JKP. Kode ini digunakan dalam hal bukan merupakan jenis penyerahan sebagaimana dimaksud pada kode 04 sampai dengan kode 09. 02 : Digunakan untuk penyerahan BKP (Barang Kena Pajak) dan/atau JKP (Jasa Kena Pajak) kepada Pemungut PPN Bendahara Pemerintah yang PPN-nya dipungut oleh Pemungut PPN Bendahara Pemerintah. 03 : Digunakan untuk penyerahan BKP dan/atau JKP kepada Pemungut PPN Lainnya (selain Bendahara Pemerintah) yang PPN-nya dipungut oleh Pemungut PPN lainnya (selain Bendahara Pemerintah). Pemungut PPN lainnya selain bendahara pemerintah adalah Kontraktor Kontrak Kerja Sama Perusahaan Minyak dan Gas, Kontraktor atau Pemegang Kuasa/Pemegang Izin Perusahaan Sumber Daya Panas Bumi, BUMN (Badan Usaha Milik Negara) atau Wajib Pajak Lainnya yang ditunjuk sebagai Pemungut PPN,

2. USER MANUAL Project ONE - D Author Renny Page 2 14/12/2017 Document Status File Name 002-Sparepart-OneD-Sales Order (Pe n j u a l a n S p a r e p a r t ) Page 2 of 53 Document Version 2 .0 Printed Daftar Isi DAFTAR ISI .................................................................................................................................................. 2 1. DOCUMENT VERSION AND AUTHORIZATION ................................................................................ 4 1.1. D OCUMENT V ERSION ....................................................................................................................... 4 1.2. D OCUMENT A UTHORIZATION ............................................................................................................. 4 2. TRANSAKSI DAN TUJUAN MODUL .................................................................................................. 5 2.1. G AMBARAN U MUM P ROSES P ENJUALAN S PAREPART ......................................................................... 5 3. PRODUCT DAN PROGRAM BENGKEL ............................................................................................ 6 3.1. M ASTER D ATA UNTUK P ENJUALAN S PAREPART ................................................................................. 6 3.2. M ENERIMA DAN M EMBUAT S ERVICE P ROGRAM ................................................................................ 10 4. INPUT DAN APPROVAL SERVICE PROGRAM .............................................................................. 10 4.1. P ROGRAM S UBSIDI ......................................................................................................................... 11 4.2. P ROGRAM H ADIAH B ARANG ............................................................................................................ 14 4.3. A PPROVAL P ROGRAM P ENJUALAN S PAREPART ............................................................................... 17 5. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PELANGGAN .................................................................................... 17 5.1. C HECK P RICE ................................................................................................................................ 17 5.1. L OST O RDER ................................................................................................................................. 20 5.2. H OTLINE O RDER ............................................................................................................................ 20 6. INPUT DATA PELANGGAN .............................................................................................................. 25 6.1. P ERMINTAAN P LAFOND / TOP ........................................................................................................ 32 7. CREATE DAN APPROVAL WORK ORDER (SO) ............................................................................ 33 7.1. C REATE S ALES O RDER (SO) .......................................................................................................... 33 7.2. A PPROVAL S ALES O RDER (SO) ...................................................................................................... 39 7.3. C ONFIRM SO ................................................................................................................................. 40 8. PEMBAYARAN PELANGGAN .......................................................................................................... 40 9. SUPPLY PART .................................................................................................................................. 44 9.1. P ENYERAHAN P ART KE F RONTDESK ................................................................................................ 47 10. PENYERAHAN BARANG KE PELANGGAN ............................................................................... 47