Asset & Prepaid Management 1.1.1

1941 views

1. ONE-D Asset & Prepaid Management Buku Panduan Pengguna motopod 2016

7. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 7 07/06/2018 Document Status File Name 001-Umum-OneD-Asset & Prepai Management V1.01.1 Page 7 of 15 Document Versi on 2 .0 Printed Note : Product Asset wajib didaftarkan terlebih dahulu pada Master Product dengan Internal Category Umum. Perbedaan selanjutnya terletak pada penerimaan barang, dimana Asset diterima melalui Menu / Tombol Receive Asset. Note : Untuk proses pembuatan Invoice tetap dilakukan melalui menu On Purchase Order Lines > Supplier Invoice. Dan Consolidate Invoice juga tetap wajib dijalankan.

10. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 10 07/06/2018 Document Status File Name 001-Umum-OneD-Asset & Prepai Management V1.01.1 Page 10 of 15 Document Versi on 2 .0 Printed 4. Penyusutan Asset / Amortisasi Prepaid Asset dan Prepaid yang telah deregister, direview oleh User (Accounting) dan di-eksekusi pengakuan beban penyusutan untuk periode tertentu. Penyusutan / Amortisasi umumnya dilakukan satu kali untuk satu periode dengan cara : masuk ke menu Accounting > Periodeic Processing > Recurring Entries > Compute Asset > Pilih Periode dimana Penyusutan / amortisasi hendak dijalankan > Tekan Tombol Compute.

8. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 8 07/06/2018 Document Status File Name 001-Umum-OneD-Asset & Prepai Management V1.01.1 Page 8 of 15 Document Versi on 2 .0 Printed 3.2. Payment Voucher Prepaid Proses pembayaran beban dimuka, mengikuti prosedur yang sama dengan proses payment voucher . Perbedaannya terletak di penanda (flag), dimana untuk Prepaid, Payment Voucher ditandai sebagai Prepaid. Berikut adalah contoh Payment Request Prepaid: Note : Untuk proses pembayaran atas Payment Request Prepaid tetap dilakukan melalui menu Supplier Payment. 3.3. Register Asset / Prepaid Asset/Prepaid yang belum diregister, dilakukan register segera sesuai dengan Kategori dan Klasifikasi Aset. Register Asset/Prepaid dilakukan melalui menu General Affairs > Asset / Prepaid > Register Asset / Register Prepaid.

11. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 11 07/06/2018 Document Status File Name 001-Umum-OneD-Asset & Prepai Management V1.01.1 Page 11 of 15 Document Versi on 2 .0 Printed Hasil dari Compute Asset adalah Created Asset Moves (Jurnal Penyusutan Asset / Amortisasi Prepaid) sebagai berikut : Note : Jika terjadi perubahan kebijakan akuntansi dalam hal: o Metode Penyusutan (DDB / SLM) o Umur Ekonomis o Nilai Sisa dan Nilai Ekonomis ataupun hal lain yang berpengaruh ke perbedaan dalam perhitungan nilai penyusutan, maka perubahan tersebut bisa diubah (Edit) pada level Aset ataupun Aset Kategori sesuai lingkup perubahan kebijakan aset. Semua perubahan kebijakan aset, terutama perubahan metode penyusutan, akan berpengaruh secara retroactive (berlaku surut), yaitu dihitung ulang seakan-akan metode yang baru di-implementasikan dari awal aset itu terdaftar. Selisih beban penyusutan yang timbul akibat perubahan kebijakan aset ini, dari awal hingga tanggal perubahan dilakukan, akan dibebankan langsung pada periode dimana perubahan itu terjadi.

15. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 15 07/06/2018 Document Status File Name 001-Umum-OneD-Asset & Prepai Management V1.01.1 Page 15 of 15 Document Versi on 2 .0 Printed 20 Net Price Harga net penjualan asset setelah discount 21 Taxes Nominal PPN (pilih PPN jika ada) 22 Total Total nominal penjualan asset Jika telah sesuai dengan kondisi penjualan perusahaan, maka User meminta approval ke Pejabat yang berwewenang dan melakukan posting untuk menutup transaksi penjualan ini. Langkah selanjutnya adalah penyerahan asset ke Partner melalui menu General Affairs > Asset > Outgoing Shipment – Asset > Klik tombol Deliver. Setelah transaksi penjualan selesai dilakukan, maka Status Asset tersebut akan berubah menjadi "Sold" dan bukan lagi menjadi aset terdaftar di perusahaan. Note : Penerimaan pembayaran atas penjualan asset, tetap dilakukan pada menu Customer Payment.

4. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 4 07/06/2018 Document Status File Name 001-Umum-OneD-Asset & Prepai Management V1.01.1 Page 4 of 15 Document Version 2 .0 Printed 2. Basic Set-Up dan Tujuan Modul 2.1. Tujuan Modul Asset dan Prepaid Management berfungsi untuk menangani proses dari mulai pendaftaran Asset dan Prepaid sampai akhir umur ekonomis aset maupun pada saat dijual / transfer. Tujuan utama Asset dan Prepaid management adalah untuk mencatat dengan benar, sehingga kontrol terhadap Asset dan Prepaid bisa dilakukan dengan efektif. 2.2. Terminologi dan Definisi Berikut adalah ringkasan definisi beberapa istilah teknis yang terkait proses ini: 1. Aktiva Tetap Adalah aset / kekayaan perusahaan dalam bentuk fisik (tangible) dan digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Definisi aktiva tetap mengikuti kebijakan perusahaan mengenai aktiva tetap, mencakup batas nilai aset, umur ekonomis dan nilai residual aset. 2. Prepaid Adalah aset / kekayaan perusahaan dalam bentuk hak (in-tangible) dan digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Batas kapitalisasi nilai atas biaya yang didefinisikan sebagai aset mengikuti kebijakan perusahaan, mencakup batas minimum nilai aset dan umur ekonomis. 3. Account Asset Clearing Adalah akun di buku besar perusahaan yang bersifat sementara (perantara) yang berfungsi untuk mencatat aset (aktiva tetap dan prepaid) yang belum/akan diregister sebagai aset. 4. Penyusutan / Amortisasi Adalah metode pembebanan aset fisik (penyusutan) dan aset hak (amortisasi) secara periodik untuk memberikan gambaran yang lebih tepat terhadap kinerja perusahaan, khususnya dalam pembebanan biaya atas pemakaian aset. 5. Hapus Buku (Write-Off) Aset Penghapusan nilai tercatat aset di buku besar (GL) perusahaan, biasanya dilakukan karena aset tersebut telah habis masa pakainya dan tidak lagi mempunyai nilai ekonomis untuk dijual. 6. Asset Disposal Adalah transaksi penjualan aset (berwujud, atau pengalihan hak) perusahaan ke pihak lain dengan nilai pengganti tertentu. Transaksi penjualan aset perusahaan diikuti dengan pengakuan laba atau rugi atas selisih antara nilai buku aset (NBV) yang dijual dengan nilai penggantian yang didapat perusahaan dari pihak pembeli . 7. Asset / Prepaid Hierarchy Asset Hierarchy adalah pengelompokkan aset dari sisi yang berbeda dengan Asset Category, bisa dari sisi Fungsionalitas ataupun dari sisi Bagian dan Sub-Bagian aset.

6. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 6 07/06/2018 Document Status File Name 001-Umum-OneD-Asset & Prepai Management V1.01.1 Page 6 of 15 Document Versi on 2 .0 Printed 16 Prorata Temporis Jika di cheklist maka asset yang masuk ke dalam kategori ini akan dihitung mulai dari tanggal effective date, jika tidak di ceklis maka dihitung dari awal tahun 17 Skip Draft State Jika di checklist maka asset yang termasuk ke dalam kategor i ini akan langsung running 18 First Day of Month Jika di cheklist maka asset yang masuk ke dalam kategori ini akan dihitung dari awal bulan effective date 2. Asset / Prepaid Classification Asset Classification adalah modul untuk mengelompokkan (ke bagian yang lebih besar) kategori aset yang telah dibuat, untuk tujuan penyajian ataupun kemudahan transaksi. Untuk membuat klasifikasi asset/prepaid, user dapat masuk ke menu General Affair > Configuration > Asset Classification. Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Name Nama Klasifikasi Asset/Prepaid 02 Code Kode Klasifikasi Asset/Prepaid 03 Asset Category Pilih Kategori Asset/Prepaid yang berada dalam kelompok klasifikasi Asset/Prepaid yang sedang dibuat 3. Monitor Data Asset Clearing dan Register Asset 3.1. Purchase Asset Proses pembelian asset, mengikuti prosedur yang sama dengan proses pembelian barang. Perbedaannya terletak di penanda (flag) ketika PO ditandai bahwa PO adalah untuk Pembelian Aset. Berikut adalah contoh PO pembelian Asset: 01 02 03

13. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 13 07/06/2018 Document Status File Name 001-Umum-OneD-Asset & Prepai Management V1.01.1 Page 13 of 15 Document Versi on 2 .0 Printed 09 Asset Category Kategori asse t 10 Asset Asset yang dipindahkan 11 User PIC PIC pengguna asset 12 Responsible Penanggung jawab asset 13 Product Nama product asset yang dipindahkan 14 Description Deskripsi product asset yang dipindahkan 15 Gross Value Nilai asset yang dipindahkan 16 State Status asset yang dipindahkan 6. Disposal Asset Jika ada aset perusahaan yang akan dihentikan pemakaiannya, baik yang sudah lewat masa pakai ataupun masih aktif, sesuai kebijakan perusahaan, bisa dilakukan dengan cara dengan implikasi laba-rugi berikut: Kedua cara tersebut memiliki implikasi perpajakan yang berbeda, terutama jika Aset masih memiliki Nilai Buku. Penghapus-bukuan aset mensyaratkan dokumen penghapusan aset sebagai bukti bahwa aset tersebut sebenar-benarnya dihancurkan / diberikan ke pihak lain tanpa ada implikasi Laba (Rugi). Untuk Aset yang dijual, maka User input harga jual aset tersebut di Modul Asset Disposal dan konfirmasi angka Laba (Rugi) yang ditampilkan oleh system. Perhitungan Laba(rugi) sistem adalah sebagai berikut: Adapun penjualan asset dapat dilakukan melalui menu General Affairs > Asset > Asset Disposal.

3. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 3 07/06/2018 Document Status File Name 001-Umum-OneD-Asset & Prepai Management V1.01.1 Page 3 of 15 Document Version 2 .0 Printed 1. Document Version and Authorization 1.1. Document Version Version Date Author Description 1.0 24 Maret 2016 Livinus 2.0 1.2. Document Authorization Approved by, Approved by, Date : Date : Acknowledge, Date :

9. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 9 07/06/2018 Document Status File Name 001-Umum-OneD-Asset & Prepai Management V1.01.1 Page 9 of 15 Document Versi on 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Asset Source Sumber transaksi Asset/Prepaid: - Receive Asset/Prepaid = Berasal dari transaksi penerimaan Asset. Umumnya digunakan untuk Register Asset - Stock = Berasal dari Stock. Digunakan untuk mengubah Stock menjadi Asset (Cth. Motor Inventaris) - Payment Request = berasal dari transaksi payment request. Umumnya untuk Register Prepaid 02 No CI/WHI / Reference Nomor Referensi Transaksi Asset Source 03 Date Tanggal Register Asset / Prepaid 04 Description Nam a Product yang deregister sebagai Asset/Prepaid 05 Cost price Before PPN Nilai Asset/Prepaid diluar pajak 06 Asset Owner Cabang Pemilik Asset / Prepaid 07 Responsible Penanggung Jawab Asset / Prepaid 08 User PIC PIC pengguna Asset / Prepaid 09 Asset C ategory Pilih kategori asset yang sesuai 10 User Branch Cabang Pengguna Asset / Prepaid 11 Asset Location Lokasi Asset / Prepaid 12 Salvage Value Nilai Akhir Asset / Prepaid setelah penyusutan selesai dilakukan (Nilai Asset yang tidak disusutkan) 13 Document Date Tanggal perolehan Asset / Prepaid 14 Skip Draft Jika di Checklist maka Asset / Prepaid akan langsung Running Setelah Aset / Prepaid ter-register di Modul Aset / Prepaid, maka tabel penyusutan / amortisasi akan terbentuk, sesuai kebijakan aset (penyusutan) yang didefinisikan di Aset Kategori. User melihat, review dan eksekusi penyusutan aset berdasarkan data aset yang terbentuk di Modul Aset. 01 02 03 0 4 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14

12. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 12 07/06/2018 Document Status File Name 001-Umum-OneD-Asset & Prepai Management V1.01.1 Page 12 of 15 Document Versi on 2 .0 Printed Penyusutan asset / amortisasi prepaid tertentu bisa dibuat berhenti pada suatu titik tertentu sebelum periode penyusutannya terselesaikan dengan eksekusi "Set to Close" di Modul Asset / Prepaid. 5. Transfer Asset Jika terjadi perpindahan fisik asset, dan data di Modul Asset perlu untuk mencerminkan perpindahan tersebut, maka User bisa meng-update data Asset yang bersangkutan dengan variasi mutasi / transfer sebagai berikut: o PIC o Lokasi Fisik o Lokasi Pembebanan Asset Transfer hanya bisa dilakukan dalam Perusahaan (Company) yang sama. Perpindahan aset ke Company yang berbeda harus diperlakukan sebagai transaksi Jual- Beli Aset, yang berpotensi menimbulkan Laba / Rugi atas penjualan aset tersebut. Adapun perpindahan asset dapat dilakukan melalui menu Transfer Asset yang dapat diakses melalui menu General Affairs > Asset > Transfer Asset. Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Branch (Asset Owner) Nama Cabang pemilik Asset 02 Branch Source (User Branch) Nama cabang asal pengguna Asset 03 Location Source Lokasi asal Assset 04 Branch Destination (User Branch) Nama cabang tujuan pengguna Asset 05 Location Destination Lokasi tujuan Asset 06 Date Tanggal Transfer Asset dilakukan 07 Description Keterangan Transfer Asset 08 Approval State Status approval transaksi transfer asset 01 02 03 06 07 0 8 0 4 05 09 10 11 12 13 14 15 16

2. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 2 07/06/2018 Document Status File Name 001-Umum-OneD-Asset & Prepai Management V1.01.1 Page 2 of 15 Document Version 2 .0 Printed Daftar Isi DAFTAR ISI .................................................................................................................................................. 2 1. DOCUMENT VERSION AND AUTHORIZATION ................................................................................ 3 1.1. D OCUMENT V ERSION ....................................................................................................................... 3 1.2. D OCUMENT A UTHORIZATION ............................................................................................................. 3 2. BASIC SET-UP DAN TUJUAN MODUL ............................................................................................. 4 2.1. T UJUAN M ODUL ................................................................................................................................... 4 2.2. T ERMINOLOGI DAN D EFINISI .................................................................................................................. 4 2.3. B ASIC S ET U P ...................................................................................................................................... 5 3. MONITOR DATA ASSET CLEARING DAN REGISTER ASSET ....................................................... 6 3.1. P URCHASE A SSET ................................................................................................................................ 6 3.2. P AYMENT V OUCHER P REPAID ............................................................................................................... 8 3.3. R EGISTER A SSET / P REPAID ................................................................................................................. 8 4. PENYUSUTAN ASSET / AMORTISASI PREPAID ........................................................................... 10 5. TRANSFER ASSET ........................................................................................................................... 12 6. DISPOSAL ASSET ............................................................................................................................ 13

5. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 5 07/06/2018 Document Status File Name 001-Umum-OneD-Asset & Prepai Management V1.01.1 Page 5 of 15 Document Versi on 2 .0 Printed 2.3. Basic Set Up 1. Asset / Prepaid Categories User mendefinisikan Asset Category yang akan diterapkan di perusahaan berdasarkan kesamaan kebijakan aset (penyusutan, dll). Asset yang mempunyai kebijakan aset yang sama dikelompokkan dalam Asset Category yang sama. Untuk melakukan konfigurasi kategori asset, user dapat masuk ke menu General Affair > Configuration > Asset Categories. Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Name Nama Kategori Asset/Prepaid 02 Asset Code Kode Kategori Asset/Prepaid 03 Type Type Kategori: Fixed Asset atau Prepaid 04 CIP Checklist jika merupakan kategori atas construction in progress 05 Sequence Terisi otomatis setelah asset category di Save 06 Asset Classification Pengelompokkan (ke bagian yang lebih besar) kategori aset yang telah dibuat. Bisa dikosongkan apabila tidak ada pengelompokan kategori asset/prepaid. 07 Company Nama Badan Usaha 08 Journal Pilih Jurnal yang sesuai untuk kategori asset yang dibuat 09 Asset Account Pilih Account Asset yang sesuai 10 Depreciation Account Pilih Account Penyusutan yang se suai 11 Depr. Expense Account Pilih Account Biaya Penyusutan yang sesuai 12 Time Method Penentuan Lama penyusutan dengan Number Of Depreciation atau Ending Date 13 Number of depreciation / Ending Date - Number Of Depreciation = Jumlah berapa kali penyusutan dilakukan - Ending Date = Tanggal terakhir penyusutan dilakukan 14 Period Length Penyusutan dilakukan setiap berapa periode 15 Computation Method Pilih metode perhitungan penyusutan = - Linear = Metode Garis Lurus - Degressive = Metode Saldo Menurun 01 02 03 04 05 06 0 7 0 8 09 10 11 12 13 14 15 16 17 1 8

14. USER MANUAL Project ONE - D Author Livinus Page 14 07/06/2018 Document Status File Name 001-Umum-OneD-Asset & Prepai Management V1.01.1 Page 14 of 15 Document Versi on 2 .0 Printed Ref. Field Penjelasan Fungsi Field 01 Branc h Own er Nama c abang pemilik Asset 02 Branch Us e r Nama p engguna Asset 03 Div isi Nama Divisi 04 Partner Customer / Pembeli Asse t 05 Payment terms Tempo Pembayaran Partner 06 Transaction Date Tanggal penjualan asset 07 Reference # Nomor referensi penjualan asset 08 Memo Keterangan penjualan asset 09 Approval State Status approval transaksi penjualan asset 10 Responsible of P ena nggung jawa b asset 11 Asset Asset yang dijual 12 Description Keterangan produk asset yang dijual 13 Amount Nominal harga jual asset 14 Cost Harga perolehan asset 15 Depreciated Nominal akumulasi penyusutan asset sampai dengan tanggal penjualan asset 16 NBV Nilai buku asset 17 Gain (Loss) Laba / Rugi atas penjualan asset 18 Tax Base / DPP Nominal DPP penjualan asset 19 Discount Nominal Discount yang diberikan ke customer 01 02 04 05 03 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22